Делопроизводитель Делопроизводитель. Должностная инструкция

Где работает делопроизводитель

Делопроизводитель – востребованная профессия. Практически ни одна крупная компания не может обойтись без этого сотрудника.

Подобный сотрудник нужен в любой организации, где присутствует большой документооборот, за которым должен кто-то следить: регистрировать, сортировать, архивировать и найти в любой момент необходимую бумажку.

Например, в школе работник занимается ведением дел всех учащихся: регистрацией, внесение информации в компьютерную базу и последующим архивированием.

Очень важен такой сотрудник в судебных инстанциях – где поток документации просто огромен. Ни одной солидной компании не обойтись без данной штатной единицы, будь это промышленная компания, справочная служба, институт, культурное учреждение, юридическая консультация и прочие учреждения.

Права

Каждый секретарь-делопроизводитель имеет право на то, чтобы знакомиться с проектами своего начальства и руководителей других подразделений, с которыми он взаимодействует. Это касается, прежде всего, тех приказов, которые относятся к его деятельности.

Также в должностных инструкциях есть упоминание права на внесение предложение по улучшению работы. Запрос на помощь от руководителей других подразделений в виде информации или документов – это еще одно право, указанное в должностной инструкции.

Секретари-делопроизводители могут предъявлять требования по всяческому содействию для исполнения их же обязанностей (например, по привлечению других сотрудников). Не стоит забывать и о праве на различные социальные гарантии и льготы, если человек может на них претендовать согласно законодательству. В должностную инструкцию включается и право на получение ежегодного оплачиваемого отпуска, а также на защиту его профессионального достоинства.

Ответственность

На предприятиях секретарь-делопроизводитель несет ответственность за свои действия. Если он будет исполнять обязанности некачественно или не будет их исполнять в принципе, то мера ответственности будет установлена в соответствии с ТК РФ. Ответственность предусмотрена и при несоблюдении приказов, и при разглашении конфиденциальной информации, и при нарушении правил по технике безопасности.

С кем секретарь-делопроизводитель взаимодействует в процессе своей деятельности?

В процесс деятельности этот специалист взаимодействует с целым рядом подразделений, которые функционируют на предприятии. Точный перечень зависит от конкретной организации. Например, в учебных учреждениях делопроизводитель взаимодействуют с обслуживающим, административным и педагогическим персоналом. Наиболее тесное сотрудничество он ведет с руководителями подразделений.

Лица, разрабатывающие и утверждающие документ

Должностная инструкция должна по всем пунктам соответствовать нормам трудового законодательства, иначе она будет считаться незаконной. И в случае, если между работодателем и работником возникнут судебные разбирательства, то при наличии незаконной инструкции суд всегда будет на стороне работника.

Утверждает инструкцию руководитель компании или его заместитель. Если это филиальная сеть, документ утверждает директор филиала

Правда, тут важно соблюсти условие: в доверенности руководителя филиала должен быть указан пункт о передаче ему соответствующих полномочий

В идеале должностную инструкцию разрабатывает руководитель отдела. Ведь именно он владеет тонкостями работы своих подчиненных.

Это будет актуально прежде всего для крупных компаний, в которых создан отдел секретариата и назначен начальник этого отдела. Для мелких фирм, где секретарь-делопроизводитель присутствует в единственном лице и подчиняется напрямую руководителю компании, инструкцию составляет специалист отдела кадров.

Разработанная должностная инструкция может быть согласована и завизирована следующими службами компании:

• юридический отдел;
• отдел труда и заработной платы;
• специалист отдела кадров и т.д.

После того, как инструкция разработана и утверждена, она вводится в действие соответствующим приказом. Обязательными его пунктами являются:

• дата, с которой инструкция вводится в действие;
• назначение сотрудника, ответственного за исполнение этого документа;
• отмена действия устаревших документов.

Инструкция составляется в двух экземплярах. С утвержденной инструкцией необходимо ознакомить работника под роспись, оставив ему один экземпляр, тогда как второй остается у работодателя.

Кем составляется и утверждается должностная инструкция генерального директора ООО — читайте в этом материале.

Посмотреть пример того, как составить коммерческое предложение на поставку товара, можно здесь.

Чем отличается от секретаря

На первый взгляд кажется, что эти две должности ни чем не отличаются друг от друга, но это если рассматривать круг обязанностей секретаря-делопроизводителя на маленьком предприятии.

В больших компаниях эти две профессии четко отделены друг от друга. При этом в штате может быть не одна единица делопроизводителя или секретаря.

Чтобы понять разницу между этими работниками нужно понимать, чем конкретно каждый занимается на предприятии.

Слово «секретарь» имеет латинские корни, в переводе означающие «секрет». То есть это доверенное лицо, приближенное к руководителю. Круг обязанностей достаточно разнообразен, в зависимости от сферы деятельности организации:

• прием и регистрации входящих звонков. Соединение абонента с отделом или должностным лицом на предприятии;
• организация работы в приемной руководителя: запись и прием посетителей;
• регулирование рабочего графика руководителя: планирование и напоминание о встречах, организация совещаний и тому подобное;
• обслуживание начальника: подача чая, кофе, бутербродов и подобное;
• выполнение мелких поручений директора;
• контроль наличия у директора необходимых для работы канцтоваров и прочих вещей;
• организация командировок: бронирование билетов и гостиничных номеров, проверка наличия и соответствующего заполнения сопроводительных документов.

Во многих организациях секретарь – это помощник руководителя. Должность очень многофункциональна в отличие от делопроизводителя, который занимается только «бумажной» работой.

Секретарь постоянно общается с людьми, делопроизводитель – с документами. Любой секретарь может заниматься перепиской и оформлением входящей или исходящей документации, но это не является его основной обязанностью, она лишь дополнят круг остальных функций.

Ответственность за отсутствие должностной инструкции делопроизводителя

На сегодняшний день трудовое законодательство не содержит прямого указания для работодателя иметь документ описывающий обязанности делопроизводителя. Таким образом можно сделать вывод, что должностные инструкции являются не обязательными кроме некоторых категорий сотрудников (муниципальные служащие, ряд госслужащих, для работников таможни, высших учебных заведений, частных охранников).

Поэтому и привлечь к ответственности работодателя за их отсутствие нельзя.

Однако этот факт не мешает государственным инспекторам труда настоятельно требовать такой документ при проверках. Для Вашего спокойствия все же рекомендуем разработать такие инструкции для всего персонала. К тому же они значительно облегчат Вам жизнь при возникновении трудовых споров.

Должным образом оформленная и подробная должностная инструкция поможет компании в вопросе повышения производительности труда, ведь сотрудники больше не будут дублировать функции друг друга, а будут выполнять только четко определенный круг работ.

Изменение должностной инструкции работника в одностороннем порядке

Порядок внедрения должностной инструкции делопроизводителя

Необходимость в должностной инструкции возникает уже в момент введения соответствующей позиции в штатном расписании.

Процедура принятия состоит из нескольких этапов:

• написание;
• утверждение;
• ознакомление работников.

Номер журнала в подарок!

Описание обязанностей делопроизводителя

Чистый лист бумаги всегда тяготит. Поэтому и начать написание различных положений и договоров бывает достаточно сложным. Разработкой такого положения, как правило, занимаются кадровики в купе с юристами.

На сегодняшний день в сети интернет представлено огромное множество вариантов описания обязанностей делопроизводителя. Для применения у Вас на предприятии не достаточно будет просто заимствовать текст. Он должен быть тщательно переработан с учетом специфики Вашей компании. Только в таком виде возможно его применение.

В случае формальной отписки для проверяющих органов теряется весь смысл разрабатываемого документа. При возникновении трудовых споров подобное описание обязанностей делопроизводителя не поможет расставить все точки над “и”.

Еще одним способом будет прибегнуть к профессиональному стандарту. Он был утвержден Приказом Минтруда и соцзащиты РФ № 276Н от 06.05.2015 г. и называется “Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организации”. Он учитывает все актуальные требования российского законодательства в области делопроизводства. В нем содержатся не только должностные обязанности, но и требования, предъявляемые к кандидату на занимаемую должность.

Инструкция по охране труда

Утверждение должностной инструкции делопроизводителя

Для введения должностных обязанностей в действие необходимо их утвердить.Утверждение возможно двумя способами:

1. Выпуск приказа об утверждении должностной инструкции;
2. Проставление грифа “УТВЕРЖДАЮ” на титульном листе документа.

Первый метод более трудоемкий и целесообразен при утверждении сразу нескольких положений или других локально нормативных актов. Приказ издается в свободной форме на бланке компании и подписывается руководителем. При этом на титульном листе инструкции проставляется отметка: “Утверждено приказом №__ от ….”.

Второй метод является более простым. Гриф “УТВЕРЖДАЮ” проставляется непосредственно на документе, там же ставится подпись руководителя и печать организации.

Документу должен быть присвоен порядковый номер и внесена соответствующая запись в журнал регистрации. Документ вступает в силу с момента его подписания и хранится в отделе кадров.

Внесение изменений в документ производится либо принятием полностью новой должностной инструкции делопроизводителя или путем внесения изменений в действующую редакцию. Вносимые изменения утверждаются тем же методом, что и основной документ.

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Ознакомление работника с обязанностями делопроизводителя

Часть 3 статьи 68 ТК РФ обязывает работодателя знакомить нового сотрудника с положениями, касающимися его работы и выполняемых им функций (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, коллективный договор и т.д.) в том числе и с должностной инструкцией. Это необходимо сделать еще до подписания трудового соглашения между будущим сотрудником и работодателем.

После разъяснения работнику интересующих вопросов он проставляет свою подпись в знак того, что положения им прочитаны и с их содержанием он ознакомлен. Для этих целей в конце документа прикладывается лист ознакомления с инструкцией, где работник указывает ФИО, дату и ставит подпись.

В некоторых компаниях заводят отдельные журналы, предназначенные для проставления отметки об ознакомлении с ЛНА компании. Такие журналы достаточно удобны в применении, так как в одном месте мы можем видеть с какими положениями ознакомлен сотрудник, с какими нет. Составляются они, как правило, в форме таблицы.

Помимо первичного знакомства с положениями персонал необходимо ознакамливать и со всеми вводимыми в них изменениями, а также с введенными новыми положениями.

Новая должностная инструкция кадровика

Как правильно составить инструкцию должностного типа для делопроизводителя-секретаря

Трудовое законодательство не содержит указаний на то, что инструкция является обязательным элементом трудоустройства. Это значит, что в процессе составления документа нужно будет руководствоваться письмами Роструда, в которых дается детальное описание важных нюансов и деталей составления данного документа

Существует масса шаблонных образцов, которые вы можете использовать в процессе составления столь важного документа. По сути, такой документ можно модернизировать и видоизменять с учетом индивидуальных особенностей должности на вашем предприятии

Заметим также то, что нередко возникает вопрос о необходимости составления инструкции. Тут сразу же можно сказать о том, что наличие инструкции позволяет предотвратить многие негативные аспекты.

Например, трудовое законодательство гласит о том, что работодатель при приеме на работу не имеет права необоснованно отказать в предоставлении вакантной должности соискателю. Если у вас есть инструкция, в которой указаны все требования к кандидату, то формируется отказ с учетом отсутствия определенных качеств или данных, которые являются необходимыми для этой профессии.

Как вы понимаете, наличие инструкции в данной ситуации предотвращает массу неприятностей. К тому же, в инструкции вы четко указываете на все обязательства профессионального характера, и в случае если работник не исполняет возложенные на него обязательства, у руководства возникает законное основание для проведения увольнения. Запомните, что составлением документа в виде инструкции, занимается либо сам руководитель, либо ответственное лицо, чаще всего сотрудник отдела кадров. В качестве основы создания документа используется шаблон. Он дополняется нужными данными по вопросу квалификации, отбору кандидатов, требованиям к кандидатам, прав, полномочий, обязанностей.

Основные обязанности

Очень часто руководители предприятий предпочитают нанять одного сотрудника, который будет совмещать функции секретаря и делопроизводителя. Это совершенно неверный подход в организации работы, приемлемый только для очень маленьких фирм.

Делопроизводитель должен в первую очередь следить и контролировать все документационные потоки предприятия. Полноценно выполнить такую функцию будет тяжело, если придется бесконечно сидеть на телефоне, бегать по поручениям директора и заваривать кофе ему и сотрудникам офиса.

Квалифицированный сотрудник не только контролирует деловую корреспонденцию на предприятии, но занимается содержанием ее архива.

В зависимости от особенностей деятельности предприятия у делопроизводителя может быть разнообразный круг обязанностей:

Регистрация входящей и исходящей деловой переписки;
Сортировка корреспонденции по степени важности и подразделениям;
Ведение конструктивной переписки;
Создание документальной базы предприятия;
Ведение бумажного и электронного реестра;
Контроль своевременного исполнения предписаний, назначенных в документах;
После резолюции директора, доведение информации до структурных подразделений;
Выдача справок или копии документов в соответствии с поступающими запросами;
Рассылка деловой переписки по адресатам;
Обеспечение хранения документов, систематизация их для оптимизации поиска;
Составление архива.

Чем крупнее организация, чем больше в ней структурных подразделений, тем нужнее организация делопроизводства. В корпорациях может быть целый отдел сотрудников, занимающихся «бумажной» работой в различных направлениях, следовательно, обязанности у них будут разными.

Например, в компаниях, имеющих иностранных партнеров обязанности делопроизводителя могут включить перевод поступающей корреспонденции.

Должностные обязанности Делопроизводителя

1. Общие положения

1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании. 1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору / начальнику документационного обеспечения организации / заведующему канцелярией. 1.4. На время отсутствия делопроизводителя его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.1.5. На должность делопроизводителя назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание делопроизводства, программ Microsoft Office. 1.6. Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности:— нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и документами по ведению делопроизводства на предприятии;— Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка;— приказами и распоряжениями руководства;— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:2.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.2.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.2.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.2.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.2.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.2.6. Обеспечивает удобный и быстрый поиск документов.2.7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.2.8. Принимает документы на подпись заведующего канцелярией / начальника отдела документационного обеспечения, проверяет правильность их составления и оформления.2.9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.2.10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.3.3. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.3.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность:4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Статья написана по материалам сайтов: classinform.ru, favorit.pro, stafforyou.ru.

Некоторые личные качества, которыми должен обладать хороший делопроизводитель

Человек, который хочет стать высококлассным делопроизводителем, должен обладать очень хорошей памятью. Эмоциональность – враг, с которым нужно бороться и не допускать того, чтобы перепады настроения могли как-то повлиять на результативность труда. Толерантность – это настоящее сокровище, которой должен обладать делопроизводитель

Должностные обязанности его дополняются функцией объяснения многим людям «на пальцах» значения многих документов и важности каждого отдельного «листика», без которых реализовать какое-то пожелание будет нереально. Самообладание так же важно, как и толерантность

В данной сфере довольно часто случаются ситуации, которые могут вывести из себя неподготовленного человека. Держать себя в руках нужно постоянно. Навыки делового общения помогут быстро решить поточные проблемы с людьми, которые работают в этой же организации или связаны деловыми контактами с фирмой. Организованность на уровне маниакальности. Действительно, хороший делопроизводитель никогда не откладывает дела и документы «на потом», потому что прекрасно понимает, что это может привести к ошибкам или полному хаосу, чего нельзя допускать в работе с документами ни в коем случае.

Требования к сотруднику

Прошли те времена, когда профессия делопроизводителя или секретаря относилась к низко квалифицированным должностям, не требующим особых навыков, знаний и умений. Сейчас это ответственная должность, на которую чаще всего подбираются кандидаты, имеющие высшее образование.

От квалифицированной работы сотрудника зависит нормальное функционирование организации, поэтому работник должен обладать следующими личными качествами:

• великолепная память;
• дотошность и терпеливость;
• аккуратность;
• самообладание;
• деловой стиль общения;
• само организованность и самодисциплина;
• педантичность;
• высокая концентрация внимания;
• эмоциональная устойчивость;
• высокий уровень ответственности.

Кроме индивидуальных требований, к сотруднику обязательно предъявляются квалификационные запросы:

• высшее образование. Для солидных учреждений – документоведение, архивоведение;
• умелое владение персональным компьютером, офисной техникой;
• знания правильного ведения документооборота: оформление и регистрация, составление реестров, правильного хранения документов, их архивирования и прочие навыки;
• умение налаживать коммуникационные связи между различными подразделениями и структурами, умелое общение с клиентами и сторонними организациями;
• опыт работы (данное требование не всегда присутствует, но при наличии нескольких претендентов на должность предыдущий опыт является большим плюсом);
• знание языков (подобные запросы предъявляют компании с иностранным вложением капитала либо ведущие внешне экономическую деятельность).

Делопроизводитель обязан знать и применять в работе правила, инструкции, нормативно-правовые законодательные акты, регулирующие организацию документооборота на предприятии. Он должен ориентироваться на положения государственной структуры делопроизводства.

Основные положения инструкции

Единого бланка должностной инструкции, утвержденного какими-либо государственными стандартами, не существует. Но при разработке рекомендуется использовать нормативную основу – Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который утвержден постановлением Минтруда от 21.08.1998 г. № 37.

Впрочем, приведенная там информация носит рекомендательный характер. Поэтому каждая организация сама решает, какой круг обязанностей можно доверить данному специалисту и какой перечень требований к нему предъявлять.

Перед тем, как приступить к разработке должностной инструкции, следует описать должность секретаря-делопроизводителя.

Такое детальное описание перечня выполняемых работ позволит сформировать четкие требования, предъявляемые и к самой должности, и к тому лицу, которое будет ее занимать.

Обязательными пунктами должностной инструкции секретаря-делопроизводителя будут следующие:

• Общие положения. В этом пункте прописывается:
  • полное наименование должности и структурного подразделения;
  • задачи и цели, для достижения которых создавалась данная должность;
  • система подчинения (как правило, непосредственно руководителю);
  • процедура назначения и освобождения от должности;
  • перечень нормативной документации, на которую должен опираться работник в процессе своей деятельности (нормативные правовые акты, положения, инструкции и т. д.);
  • требования к стажу (на усмотрение компании), образованию (не ниже среднего профессионального), навыкам (умение работать на компьютере, навыки работы с документами и т. д.) и знаниям (основы делопроизводства, архивного дела и т. д.).
• Должностные обязанности. Здесь подробно описывают тот перечень работ, которые выполняет работник. Для каждой организации они могут быть свои. При этом лучше их распределять по категориям. Например:
  • правила составления и оформления документов;
  • организация работы с документами и т.д.

  Наиболее часто встречаются такие обязанности секретаря-делопроизводителя на предприятии:

  • ведение документооборота организации;
  • обработка входящей и исходящей корреспонденции;
  • перенаправление телефонных звонков;
  • контроль за своевременным исполнением документов в организации;
  • ведение архива документов в компании и т. д.
• Права. Здесь прописываются полномочия сотрудника, используя которые, он сможет выполнять свои должностные обязанности максимально эффективно.
• Ответственность. Здесь указывается мера персональной ответственности работника за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей. Здесь также можно указать критерии, по которым будет оцениваться качество и эффективность его работы.
• Взаимоотношения. Тут называются источники информации, которыми пользуется работник при исполнении своих обязанностей. Если в обязанности работника включена работа со сторонними организациями, эта информация прописывается в этом же пункте.
• Приложение. Этот пункт не обязателен, но его наличие максимально облегчит сотруднику организацию своего рабочего процесса. Сюда можно включить разнообразный справочный материал, включая образцы документов, протоколов, писем, оттиски печатей и штампов, примеры оформления документов, формы журналов регистрации, актов, номенклатуры дел, описей и т. д.

Скачать образец инструкции секретаря-делопроизводителя в школе

Должностная инструкция, если она хорошо проработана и грамотно составлена, является документом длительного действия. Ее изменение может понадобиться только в случаях внесения существенных корректировок в обязанности секретаря, например в связи со структурными изменениями в организации. Это будет не менее актуально, если внесены существенные изменения в законодательство о труде, государственные стандарты и т. д.