Как рассчитать отпускные Пример расчета отпускных

Бухгалтерское оформление

Суммы отпускных выплат напрямую относятся к расходам организации, кроме того, включены в состав фонда оплаты труда.

Бухучет затрат на ежегодные оплачиваемые отпуска абсолютно идентичен учету начислений заработной платы за фактически отработанное время.

Коды дохода

По истечении налогового периода организации отчитываются перед налоговыми органами за все суммы начислений, производимых в пользу работников организации.

В справке 2НДФЛ заносятся все начисления сотрудникам, которые начислялись за год.

Все значения указываются построчно с разбивкой по месяцам и видам.

Резерв на оплату

Учет отпускных сумм ведется двумя способами:

• создавая отпускной резервный фонд;
• относя суммы отпусков напрямую на затраты организации.

Выбранный метод учет находит отражение в учетной политике предприятия.

Организации, которые не создают резерв, относят все фактически начисленные суммы отпускных на прямые расходы производственной деятельности.

Другой алгоритм действий у фирм, создающих резерв на оплату.

Наиболее оптимальный способ создания резерва – на основе итоговых данных промежуточной квартальной отчетности, составленной для анализа доходности и прибыльности деятельности фирмы.

Расходование средств отпускного фонда происходит по мере исполнения графика отпусков.

Как оплачивается отпуск — это полезно знать руководителям организаций и их сотрудникам.

Все нюансы и подводные камни расчета без применения на практике запомнить трудно, но основные положения понять необходимо для большей уверенности.

Формула расчета

Формула расчёта отпускных дней выглядит так:

Средний заработок данного работника * количество дней отпуска.

Каждый работник имеет право самостоятельно дробить свой отпуск, но с условием того, что одна его половина будет не менее 14 календарных дней. Оставшееся дни он имеет право разделить. Но нужно достигнуть договорённости с работодателем, так как дробление отпуска выбивается из общего графика, а это может повлиять на отдых других работников.

Средний заработок за 1 день работы рассчитывается по следующей формуле:

Весь заработок за последний календарный год / 12 * 29,3

Отпускные в 2018 году рассчитывают с учетом Положения о порядке исчисления среднего заработка, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 года № 922. Новые правила расчёта не разрабатывались и не утверждались уже несколько лет.

На сумму денежных средств, которые работник получит за период своего отдыха, влияют следующие факторы:

• период, за который производится расчёт;
• средний заработок сотрудника. Именно для целей расчёта этого показателя необходимо брать соответствующую справку у предыдущего работодателя. Это позволит не «потерять» некоторые суммы и периоды;
• стаж работы;
• количество дней отдыха, которые желает использовать данный работник. Максимальная сумма компенсации будет выплачена за 28 календарных дней отпуска.

Право на отпуск имеет лишь тот сотрудник, который официально трудится по трудовому договору. Если с работником заключён гражданско-правовой договор, то права на отпуск такой исполнитель не имеет. Стандартная продолжительность отпуска – 28 календарных дней. Но есть некоторые категории работников, которые в силу своей профессии и занимаемой должности, могут претендовать на дополнительные дни отдыха.

Первый отпуск предоставляется через полгода работы, далее – по графику. Есть такие работники, которые могут уйти в отпуск в удобное для них время, не смотря на ранее утверждённый документ:

• женщины, которые в скором времени уходят в отпуск по беременности и родам;
• работники, которые официально усыновили ребёнка, которому ещё не исполнилось трёх лет;
• несовершеннолетние работники.

Важно! Каждый работник, договорившись с работодателем, имеет право на получение отпуска без содержания. В этом случае ничего рассчитывать не нужно, так как руководство не должно оплачивать эти дни

Но если оформить такой отдых продолжительностью более 14 дней, то это повлияет на такие показатели, как стаж и продолжительность рабочего года.

Законодательные нормы

Статьей 136 частью 9 Трудового Кодекса РФ определено, что организация должна произвести выплату отпускного пособия за 3 дня до начала отпуска, не поясняя при этом, идет ли речь о календарных днях или рабочих. Письмо Министерства Труда РФ за 3 1693-6-1 от 30.07.2014 дает разъяснения на этот счет: ст. 14 ТК устанавливает порядок расчета сроков, применяемых Трудовым Кодексом. Согласно части этой нормы, течение сроков, связывающих возникновение трудовых прав работника, отсчитывается с календарной даты, которая определяет начало возникновения таких прав.

При этом ст. 14 ч. 3 определяет, что в срок, учитываемый в календарных днях, должны быть включены и нерабочие дни. Таким образом, толкуя системно ст. 14 и 136 ТК России, стоит делать вывод, что отпускного пособия при уходе сотрудника в отпуск рассчитываются в календарных днях.

Стоит учесть положение ч. 8 ст. 136 ТК о том, что в случае совпадения дня выплаты отпускных с выходным или праздничным днем, официально объявленным нерабочим, выплата должна производиться заранее, то есть накануне этого дня. Следовательно, если сотрудник начинает отдыхать в среду, необходимо выплатить ему отпускное пособие в предстоящую этому понедельнику пятницу. Часть 6 ст. 5.27 КоАП декларирует штрафные санкции в размере 50 000 рублей за опоздание с выплатами.

Примеры расчета отпускных

Пример 1.

Если мы говорим о сотруднике, который работает 5 рабочих дней в неделю и при этом:

регулярно ходит на работу и не бывает в длительных неоплачиваемых отпусках.

не берет больничных (либо их совсем мало).

не ездит в командировки (либо они редкие и краткосрочные).

ежемесячно получает одну и ту же сумму заработной платы.

то для того, чтобы понять, какую сумму отпускных он получит, ему достаточно взять сумму своей заработной платы и разделить на 29.4, а затем умножить на количество дней отпуска.

Допустим, заработная плата такого сотрудника составляет 50 000 руб. «чистыми», т.е. это сумма, которую он получает ежемесячно «на руки» (оклад в этом случае составит 57 471.26 руб.)

Тогда цена отпускного дня составит 1 700.68 руб. (50 000 / 29.4), а сумма отпускных за 7 календарных дней —  11 904,76 руб. (1 700.68 * 7).

Если же сотрудник экономит отпускные (не во всех компаниях сотрудникам предоставляется такая возможность), то он может взять 5 дней отпуска (с понедельника по пятницу) и тогда сумма отпускных составит 8 503.40 руб. Таким образом, сотрудник может «сэкономить» отпускные дни, но при этом — потеряет в выплатах.

Ниже в Таблице №1 рассчитаем цену рабочего дня и разницу между рабочим и отпускным днем в соответствии с производственным календарем за 2013 год.

Таблица №1

В Таблице №2 посчитаем, какую сумму получит сотрудник, взяв недельный отпуск в каждом из месяцев в 2013 году. Из количества рабочих дней за каждый месяц вычтем 5 рабочих дней, которые будут пропущены работником в обычном случае при отпуске 7 дней и подсчитаем, какую сумму выплат (зарплата + отпускные) он получит.

Таблица №2

Как видно из Таблицы №2, самыми «выгодными» месяцами для отпускника являются:

• апрель,

• июль,

• август,

• октябрь,

• декабрь.

В сентябре сотрудник останется «при своих», отпуск же во время всех остальных месяцев сулит убытки.

Пример 2.

Намного сложнее все обстоит, если сотрудник, хоть и работает на условиях 5-дневной рабочей недели, но при этом:

бывает в длительных неоплачиваемых отпусках.

часто берет больничные.

часто и подолгу находится в командировках.

ежемесячно получает разные суммы заработной платы.

Такому сотруднику очень сложно рассчитать точную сумму своих доходов за предшествующие 12 месяцев, а еще сложнее – подсчитать сумму календарных дней, относящихся к этим доходам.

В Таблице №3 рассчитаем сумму среднего заработка для сотрудника, который пришел в компанию с января месяца. Предположим, что данный сотрудник отработал полностью январь, а в феврале и марте отсутствовал по болезни.

Оплата труда сотрудника предполагает премирование по итогам месяца.

Таблица №3

К сожалению, расчет среднего заработка в рассматриваемом случае излишне трудоемок. Поэтому мы предлагаем пользоваться упрощенным расчетом, осознавая, что это приведет к некоторым погрешностям в вычислениях. Что касается «выгодности» отпуска, то она будет с большей или меньшей разницей аналогичной Примеру 1.

Расчет СДЗ какие выплаты учитываются

В суммарном доходе учитываются все выплаты, которые компания сделала в адрес сотрудника за календарный год, предшествующий отпуску. В их числе:

• Зарплата, включая премии за эффективность, повременку, вознаграждения в виде комиссионных или процентов от прибыли. А также денежный эквивалент натуральной оплаты, если такая была.
• Матсодержание за отработанное время, которое полагается муниципальным и государственным служащим.
• Гонорары, которые получают работники СМИ и культуры.
• Сверхурочные выплаты преподавателям профессиональных училищ.
• Доплаты и надбавки. Например, за общий стаж, классное руководство, внеплановые дежурства, ночные работы или выходы в праздники, секретность или вредность производства.
• Другие дополнительные начисления.

Некоторые выплаты нельзя учитывать при расчете СДЗ. Например, в итоговый доход не включают полученную материальную помощь, компенсации за проживание или проезд, оплату обучения.

Также при расчете среднего дневного заработка не учитываются выплаты по:

• больничным и декретам;
• командировкам;
• отпускам;
• временной нетрудоспособности;
• некоторым премиям;
• дивидендам или процентам по акциям.

► Пять дней или семь: как выгодно оформить недельный отпуск сотрудника

Графики предоставления отпусков

Как правило, именно руководство предприятия участвует в формировании очередности выхода сотрудников в отпуск. В процессе учитывают персональные просьбы работников, производственную необходимость и существующие возможности для отдыха сотрудников

Важно помнить, что графики должны быть составлены не позднее пятого января рассматриваемого года. Этот документ может быть составлен в произвольном виде, так как единого установленного законом образца не существует

В графике потребуется зафиксировать конкретные рамки отпуска (определенные даты, месяц начала и месяц окончания).

Если обе стороны договора устраивает такая ситуация, то отпуск может быть запланирован частями.

Конкретный период предоставления ежегодных отпусков в пределах, установленных графиком, согласовывается между работником и работодателем, который обязан письменно уведомить работника о дате начала отпуска не позднее чем за две недели до установленного графиком срока.

Предоставить отпуск или не делать этого может только работодатель самостоятельно. А значит, если работник сам не желает уйти отдыхать, начальник может без его желания издать приказ о предоставлении отпуска. Сотрудник должен будет подчиниться, ведь неисполнение распоряжений руководства влечет за собой несение дисциплинарной ответственности.

Впрочем, существуют некоторые категории работников, которым предоставляют право уйти в отпуск в удобное для этих сотрудников время. К ним, в частности, относятся:

• несовершеннолетние;
• женщины перед или после декретного отпуска;
• инвалиды;
• жены военнослужащих;
• родители, которые являются воспитателями в детских домах семейного типа;
• ветераны труда;
• ветераны войны;
• женщины, являющиеся матерями двух и более детей младше 15 лет;
• работники, которые имеют особые трудовые заслуги перед государством;
• женщины, воспитывающие ребенка-инвалида;
• сотрудники, которые имеют особенные заслуги перед государством;
• родитель, который в одиночку воспитывает детей;
• во всех иных случаях, которые предусматриваются актуальным законодательством.

Пример расчета

Итак, приведем пример, как насчитываются отпускные. Сама по себе формула расчета отпускных не вызовет трудностей даже у далеких от бухгалтерии. В первую очередь необходимо выяснить, каков среднедневной заработок сотрудника за год. Затем эта сумма умножается на число дней, которые сотрудник планирует провести на отдыхе.

Среднедневной заработок*дни отпуска = отпускные.

Сначала нужно определить его среднедневной заработок.

Для этого сумма выплат делится на количество отработанных месяцев и дней:

540 000 : 12 : 29,4 = 1530,6

Теперь можно рассчитать сумму отпускных, которые будут начислены сотруднику:

1530,6 * 21 = 32 142,8

Такие несложные подсчеты позволят сотруднику заранее определить сумму, на которую он может рассчитывать во время отпуска и которая причитается ему по закону.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 288-73-46, Санкт-Петербург +7 (812) 317-70-86 или задайте вопрос юристу через форму обратной связи, расположенную ниже.

• Предыдущая записьУвольнение по соглашению сторон с выплатой компенсации: порядок расторжения трудового договора
• Следующая записьОтпуск с последующим увольнением: как правильно оформить и какие нюансы необходимо учитывать

×
Рекомендуем посмотреть

Входит ли декретный отпуск в трудовой стаж и как рассчитывается стаж при нескольких декретах

Заявление на отгул в счет отпуска — кто имеет на это право?

Дополнительный и удлиненный отпуска

К основному отпуску прибавляются дополнительные дни. Весь отпуск (основной плюс дополнительный) носит название удлиненный. Предоставление данного вида отпуска необходимо:

• сотрудникам, у которых рабочий день ненормированный — прибавляются не менее трех дней к основному, общая продолжительность не менее 31 дня (статья 119 Кодекса),
• сотрудникам, выполняющим свои обязанности в тяжелых рабочих условиях (вредное производство 2 — 4 степени, тяжелые условия труда и т. п.) — прибавляется не менее семи дней, продолжительность не менее 35 дней (статья 117 Кодекса),
• сотрудникам, работающим на Крайнем Севере или в районах, которые к нему приравнены,
• сотрудникам, деятельность которых носит особый характер (перечень категорий работников, продолжительность и условия утверждаются Правительством РФ),
• некоторым категориям медработников, которые осуществляют диагностику, а также лечение ВИЧ-инфицированных пациентов (продолжительность 36 дней, пункт 4 Постановления № 391 от 03.04.1996 и Постановление № 482 от 6.06.2013),
• педагогическим работникам, продолжительность отпуска которых составляет от 42 до 56 дней в зависимости от должности (статья 334 Кодекса, Постановление № 724 от 1.10.2002),
• военнослужащим,
• авиадиспетчерам,
• судьям,
• тренерам и спортсмена,
• муниципальным служащим.

Полные списки категорий лиц, которым необходимо предоставлять дополнительный отпуск содержатся в федеральных законах и постановлениях Правительства. В зависимости от сферы деятельности продолжительность отдыха указанных работников варьируется. При расчете отпуска следует за основу брать число дней, которое полагается конкретному сотруднику с учетом особых условий труда, места осуществления работы и его стажа. Подробнее об этом можно узнать ниже.

Особенности расчета

Правильный расчет отпускного периода определяется от даты трудоустройства.

Из периода расчета исключаются дни, не дающие права на отпуск.

Что входит в расчет?

В ряде случаев возникают сомнения при расчете в календарных днях или рабочих для отпуска 28 дней.

При расчете кадровый работник включает в период выходные дни и увеличивает период на число праздничных нерабочих дней и период болезни, подтвержденный больничным листом.

Выходные и праздники

В количество календарных дней, в которых ведется расчет, входят выходные дни обычной рабочей недели.

По отношению к праздничным дням закон устанавливает иное правило.

Больничные

Период нетрудоспособности, наступивший в отпуске, продлевает срок отдыха на количество дней болезни.

Основанием для продления отпуска служит оформленный по правилам больничный лист.

Не продлевается отпуск при оформлении:

• Больничного листа по уходу за ребенком.
• При нарушении режима болезни и наличии соответствующей отметки в документе.

Работник имеет право распорядится днями больничного листа в период отпуска по собственному усмотрению.

Период для переноса дней больничного листа определяется по согласованию с работодателем.

Простои

Совпадение даты начала отпуска с производственным простоем на предприятии не влияет на перенос или продление отпуска.

Перенос отпуска допускается при исполнении государственных обязанностей, болезни, отсутствия своевременной выплаты отпускных.

Учебные отпуска

Учебные отпуска не связаны с периодом расчета основного отпуска.

Период обучения дает право на очередной ежегодный отпуск.

Как правильно посчитать?

Отсчет периода, дающего право на отпуск, начинается с месяца трудоустройства. Определить, как считается отпуск, можно с помощью ТК РФ.

Пример:

Сидоров А.А, слесарь предприятия «Октябрь», принят на работу 12 ноября 2019 года. Возможность получить ежегодный отпуск возникла после 6-ти месяцев непрерывной работы на предприятии, т.е., с 13 мая 2019 года.

Однако в расчетном периоде работнику предоставлялся отпуск без содержания сроком на 1 месяц. По закону только 14 дней периода дают право на отпуск. 16 дней добавляются к 6-ти месячному расчетному периоду. Право на отпуск у Сидорова А.А. возникнет только с 29 мая 2019 года.

Право на полный отпускной период у работника возникает после 12-ти месяцев стажа на данном предприятии. Если работник отправляется в отпуск ранее положенного срока (после 6-ти месяцев с начала трудоустройства), ему предоставляется часть отпуска.

Вопросы в ряде случаев возникают при определении дней дополнительного отпуска.

Для получения льготы необходимо отработать период не менее 11-ти месяцев в особых условиях труда.

Если работник отработал период не полностью, дополнительный период отдыха предоставляется соответственно условиям труда с определением числа дней расчетным путем.

Для штатных сотрудников

Работники, находящиеся в штатном расписании предприятия, имеют возможность регулировать время начала отпусков.

В дальнейшем дата начала отпуска не привязывается к расчетному периоду.

При увольнении работника:

• Выдается компенсация за дни неиспользованного, но положенного отпуска.
• Суммы излишне оплаченного отпуска не удерживаются работодателем.

В расчет дней для выплаты компенсации берутся полные месяцы периода, начиная со дня трудоустройства.

Для совместителей

Отпуск для внешних совместителей предоставляется одновременно с отдыхом основной работы.

Преимущественное число совместителей имеют рабочую неделю, сокращенную вдвое.

При условии исполнения часов рабочей недели трудового договора отпуск предоставляется полностью на общих основаниях.

Оплаченный отпуск предоставляется работнику ежегодно в качестве социальной гарантии.

Расчет и порядок предоставления периода отдыха определяются законодательством. Количество дней отпуска не может быть ниже установленного в ТК РФ периода.

Определение расчетного периода и среднего заработка

Сумма отпускных зависит от среднего заработка за фактически отработанный период в течение 12 месяцев (расчетный период) до даты, с которой начинается отпуск.

Календарный месяц – число календарных дней с 1 по 30 или 31 (февраль по 28 или 29) включительно. Продолжительность отпуска, гарантированная законом, 28 дней. Отпуск может предоставляться частями, но одна из частей должна быть 14 или более дней.

Что входит в расчет отпускных?

При расчете среднего заработка учитывают следующие выплаты:

• зарплата по окладам, тарифным ставкам за отработанное время;
• зарплата за работу, выполненную по сдельным расценкам;
• комиссионное вознаграждение, проценты от выручки;
• зарплата в неденежной форме;
• денежное содержание (вознаграждение), замещающим государственные должности лицам, выборным должностным лицам, депутатам, членам постоянно действующих избирательных комиссий;
• содержание муниципальным служащим;
• зарплата преподавателям начальных и средних учреждений профессионального образования за часы сверх или ниже установленной учебной годовой нагрузки за учебный год;
• гонорар в организациях искусства, редакциях СМИ или оплата по расценкам авторского вознаграждения;
• доплаты и надбавки за классность, профмастерство, выслугу лет, знание иностранного языка, увеличение объема работ, работу с секретными сведениями, расширение зон обслуживания, руководство бригадой.

При обычных условиях труда

Статья 114 ТК РФ закрепляет за работником право на оплачиваемый отпуск – с сохранением места работы и с оплатой среднего заработка – продолжительностью 28 дней.

Производственный календарь включает нормы рабочего времени и предназначен для пятидневной недели. Он создан для удобства расчетов.

Состав календаря:

1. количество дней – выходных, календарных, рабочих;
2. рабочее время (в часах) – при 24-, 36-,40-часовых рабочих неделях.

Праздничные дни и выходные при расчете отпускных не учитываются. Расчет производится по календарным дням.

Как правильно учитывать премию при расчете отпускных?

Годовая премия входит в расчет отпускных. В этом случае:

где СККД – среднемесячное количество календарных дней. В расчетный период могут войти две годовые премии. Тогда одна премия из расчета исключается.

Разовая премия входит в расчет отпускных, только если она относится к системе оплаты труда. Премии такого вида предусматриваются в коллективном договоре (или другом документе) и носят систематический характер. Если премия не входит в систему платы труда (премия к праздникам, за победу в конкурсе и так далее), то не учитывается при расчете отпускных.

При неполном рабочем дне

Особенностей при расчете отпускных для такой категории работников нет. Расчет производится согласно фактически отработанному времени. Продолжительность отпуска не меняется.

Если не было заработка

Если в период расчета сотрудник не работал один или несколько месяцев, то в расчет принимаются только отработанные месяцы (полностью или не полностью). В отработанных не полностью месяцах нужно определить число отработанных дней, которые и станут основой для расчётного периода.

При повышении заработной платы

Расчет производится с учетом повышения зарплаты в случаях, если повышение произошло:

1. В РП (расчетном периоде) Вводится коэффициент повышения (КП) КП = Повышенная зарплата за месяц / Зарплата до повышения за месяц.
2. После РП, но до начала отпуска. Производится коррекция среднедневного заработка (СДЗ) с учетом КП – коэффициента повышения.
3. Во время отпуска. Корректируется средний заработок за период со дня повышения зарплаты до даты окончания отпуска.

Индексация среднего заработка производится только при повышении зарплаты по всем подразделениям предприятия. Если заработок увеличен только одному или нескольким сотрудникам, то доходы не индексируются.

Какие выплаты не учитываются при начислении отпускных в 2019 году?

В расчет отпускных не входят выплаты:

• с сохранением среднего заработка согласно законодательству РФ, исключая перерывы для кормления;
• оплачиваемый отпуск для ухода за инвалидами детства и детьми-инвалидами;
• по беременности и родам, по временной нетрудоспособности;
• за время организованных забастовок, если работник не принимал в них участие, но возможности выполнять работу не имел;
• пособия за простои не по вине работника;
• другие случаи освобождения от работы с сохранением (полным, частичным или без оплаты) заработной платы согласно законам РФ.

Вывод

Эта статья была предназначена для того, чтобы помочь вам разобраться, как правильно считать отпуск. Теперь, кажется, стало очевидно, что это абсолютно несложно. Главное — помнить, какие именно нюансы следует учесть. Среди них, например, можно выделить следующие:

• общая продолжительность основного ежегодного отпуска (на которую влияет общий стаж, особые личные обстоятельства, срок работы на конкретном предприятии);
• наличие праздничных дней в период запланированного отдыха (особенно актуально для тех, кто идет в отпуск в конце декабря — начале января, а также в мае);
• неиспользованный отпуск предыдущих лет (могут суммироваться и использоваться позднее одновременно или частями).

Сегодня мы выяснили, что минимальная гарантированная законодательством продолжительность отпуска должна составлять не менее двадцати четырех календарных дней. При этом длительность отдыха увеличивается, если на этот период припадают какие-либо общегосударственные праздники. Также некоторые группы сотрудников имеют право на дополнительное время отпуска. К ним, например, относятся те, кто трудится в опасных, вредных или исключительно трудных условиях.

Также важно помнить, что отпуск может быть разделен на части. Как правило, на две

Большая из них не должна быть менее четырнадцати календарных дней. Однако такая ситуация становится возможной только в тех случаях, если обе стороны (и сотрудник, и работодатель) пришли к соглашению и нашли компромисс, так как в этом случае следует учитывать не только пожелания работника, но и производственные возможности и необходимости (если сотрудника некем заменить, и он должен выполнять свои прямые должностные обязанности в период, который он выбрал для своего отпуска, работодатель имеет право его перенести).

Итак, в этой статье мы обсудили все вопросы, которые вызывал период отпуска: «как считать», «кому положен ежегодный отпуск», «как быть, если работодатель отказывается предоставить сотруднику время для отдыха».

Уважайте себя и защищайте свои права

Для этого крайне важно хорошо знать, на что именно вы имеете право и какие обязанности по отношению к вам имеет работодатель. Это поможет избежать неправомерного отношения к вам как к сотруднику

Однако также и со своей стороны соблюдайте все актуальные нормы закона, содержащиеся в нормативно-правовых актах.

И пусть ваш ежегодный отпуск приносит вам и вашим близким только наиболее положительные эмоции!