Статья 166 ТК РФ. Понятие служебной командировки действующая редакция

Как и когда производится оплата командировочных расходов

Если компания хочет направить сотрудника в командировку, то составляет соответствующий приказ.

В документе прописывают, в течение какого времени сотрудник должен находиться в командировке, куда именно его отправляют и зачем. Также составляют сопутствующую документацию в виде служебного задания, где более детально указывают цели деловой поездки, стадии взаимодействия с потенциальными покупателями, партнерами или иными лицами.

Итак, организация издает приказ и служебное задание. После этого работнику выдают авансовую сумму, которую он может тратить в период пребывания в деловой поездке. То есть фирма в любом случае обязана оплатить командировочные расходы своему сотруднику.

Когда выдают аванс на командировочные расходы – до или после деловой поездки?

Когда сотрудника направляют в командировку, ему выдают сумму, предназначенную для оплаты проезда, аренды временного жилья и иных затрат на проживание (суточные). Окончательно с работником рассчитываются, когда он возвращается из деловой поездки. Сотрудник составляет авансовый отчет – командировочные расходы в данном документе он перечисляет в полном объеме.

Если аванс, выданный до деловой поездки, не компенсирует все командировочные расходы, компания выплачивает сотруднику оставшиеся средства. Однако делает это она лишь после того, как начальник предприятия или иное уполномоченное лицо утверждает авансовый отчет. Такая схема обусловлена тем, что некоторые затраты не всегда связаны с целями компании и являются коммерчески нецелесообразными. Допустим, работник, пребывая в деловой поездке, посетил бар и отдохнул там на приличную сумму, после чего сопроводил свой авансовый отчет чеком из данного заведения. Начальник вправе счесть эти расходы нецелесообразными с экономической точки зрения. Соответственно, их работнику не компенсируют.

Как выдавать командировочные расходы – из кассы компании или переводить сотруднику на банковскую карту?

И первый, и второй вариант приемлем.

При выплате средств из кассы компания делает отметку, что это командировочные расходы. Вдобавок расходно-кассовый ордер сопровождается заявлением сотрудника с просьбой о выдаче ему денежных средств. Это правило вступило в силу в 2012 году.

Образец заявления на возмещение командировочных расходов есть в Интернете, и вы всегда можете с ним ознакомиться.

Если эти деньги компания переводит на личную карту работника, то указывает, что это средства на деловую поездку или суточные – всё зависит от формулировки цели в командировочном удостоверении.

Бухгалтерский учет командировочных расходов

Мы уже отметили, что при командировании своих работников организации используют механизм подотчета. Правила выдачи денежных средств на командировочные расходы и порядок отчета по полученным подотчетным суммам определены п. 11 Порядка ведения кассовых операций.

В силу указанной нормы выдача наличных денег под отчет, предназначенных для покрытия командировочных расходов, производится в пределах сумм, причитающихся указанным сотрудникам на эти цели.

Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В бухгалтерском учете расходы организации, связанные с командировками, признаются расходами по обычным видам деятельности. Это вытекает из п. п. 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99″ (далее — ПБУ 10/99).

Согласно п. 9 ПБУ 10/99 данные расходы включаются в себестоимость проданных товаров, продукции (выполненных работ, оказанных услуг).

Пунктом 18 ПБУ 10/99 определено, что расходы по обычным видам деятельности признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности).

Причем любые расходы компании, в том числе и командировочные расходы, признаются в бухгалтерском учете при одновременном выполнении всех условий, установленных п. 16 ПБУ 10/99. В противном случае в бухгалтерском учете организации признается дебиторская задолженность.

Таким образом, командировочные расходы организации признаются в бухгалтерском учете на основании утвержденных авансовых отчетов работников. Такой вывод следует из п. 16 ПБУ 10/99 и п. 11 Порядка ведения кассовых операций.

На дату утверждения авансового отчета суммы, учтенные на счете 71, списываются на соответствующие счета затрат.

В силу того что с 1 января 2009 г. суточные, выплачиваемые командированному лицу при командировании, в целях исчисления налога на прибыль не нормируются, у бухгалтера организации в части командировочных расходов не возникает необходимости применения Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» ПБУ 18/02″, утвержденного Приказом Минфина России от 19 ноября 2002 г. N 114н.

Пример. Организация для заключения договора поставки отправила своего работника в командировку на завод-изготовитель. Срок командировки — с 1 февраля по 5 февраля 2010 г.

Согласно коллективному договору компании размер суточных при командировках по Российской Федерации установлен в размере 700 руб.

Командированному сотруднику выдан аванс в размере 20 000 руб., в том числе суточные в размере 3500 руб.

Авансовый отчет по командировке представлен работником 9 февраля 2010 г. на сумму 23 200 руб. Перерасход подотчетных средств связан с оплатой проезда.

В бухгалтерском учете организации хозяйственные операции, связанные с командировкой сотрудника, отражены следующим образом.

Перед началом поездки:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса» — 20 000 руб. — выдана сумма подотчетных средств на командировочные расходы.

На дату утверждения авансового отчета:

Дебет 26 «Общехозяйственные расходы» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — 23 200 руб. — списаны расходы подотчетного лица по командировке;

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса» — 3200 руб. — выдана сумма перерасхода по командировке.

Окончание примера.

Расходы на найм жилья

Порядок возмещения расходов на наем жилья должен быть определен внутренними документами организации . Это значит, что сумму возмещения и требование к документальному подтверждению сотрудником расходов на наем жилья организация устанавливает самостоятельно. Например, коллективным договором или иным локальным актом организации (приказом, Положением о командировках).

Для целей налогообложения учет командировочных расходов на наем жилья зависит от их документального оформления. Так, при расчете налога на прибыль учитываются только документально подтвержденные расходы. Не подтвержденные документами расходы к налоговому учету не принимаются.

НДФЛ не облагается компенсация расходов по найму жилья в сумме фактических и документально подтвержденных затрат. В отношении расходов, которые документально не подтверждены, компенсация не облагается НДФЛ в пределах норм (абз. 10 п. 3 ст. 217 и ст. 210 НК РФ).

Командировочные расходы по найму жилого помещения сотрудник может подтвердить:

• бланками строгой отчетности (которые должны соответствовать требованиям Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359);
• счетами-фактурами (приложение 1 к постановлению Правительства РФ от 02.12.2000 № 914);
• квитанциями к приходному кассовому ордеру по форме № КО1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88;
• кассовыми чеками, актами и т. д.

Расходы на проезд

Если работник организации направляется в командировку, организация обязана ему возместить командировочные расходы:

• на проезд до места командировки и обратно;
• по проезду из одного населенного пункта в другой (если сотрудник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах).

В состав этих расходов входят:

• стоимость проездного билета на транспорт общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
• стоимость услуг по оформлению проездных билетов;
• расходы на оплату постельных принадлежностей в поездах;
• стоимость проезда до места (вокзал, пристань, аэропорт) отправления в командировку (от места возвращения из командировки), если оно расположено вне населенного пункта, где сотрудник работает;
• взносы на обязательное государственное страхование пассажиров на транспорте.

При направлении сотрудника в загранкомандировку ему также дополнительно возмещаются расходы:

• на оформление загранпаспорта (визы, других выездных документов);
• на оформление обязательной медицинской страховки;
• по уплате обязательных консульских и аэродромных сборов;
• по уплате сборов на право въезда или транзита автомобиля (если работник едет в командировку на машине);
• по уплате иных обязательных платежей и сборов.

Если до места командировки можно добраться разными видами транспорта, руководство организации вправе по своему выбору оплатить сотруднику один из них.

Например, чтобы командировка обошлась дешевле, заложить в сумму аванса стоимость проезда на поезде, а не на самолете. Обязанности оплатить проезд в командировку на определенном виде транспорта в законодательстве не предусмотрено.

Если по возвращении из командировки сотрудник не представит никаких документов, подтверждающие его командировочные расходы на проезд, руководитель организации может принять одно из двух следующих решений:

• не возмещать расходы на проезд;
• возместить расходы на проезд в определенной сумме.

В состав расходов на проезд входят:

• страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте;
• оплата услуг по оформлению проездных документов;
• затраты на пользование в поездах постельными принадлежностями.

Вместе с тем организация вправе возместить расходы сотрудника сверх норм. Главное, чтобы они были произведены с разрешения или ведома работодателя и подтверждены документально.

Основанием для оплаты является заявление командированного сотрудника, составленное в произвольной форме. В заявлении следует указать:

Оплата выходных суточные

Если сотрудник во время командировки в праздничные, выходные дни отдыхает, тогда средняя оплата труда за ним не сохраняется. Если ему на основании приказа приходится выполнять свои служебные обязанности, тогда ему положено возмещение в 2-х кратном размере либо однократном, но с дополнительным отгулом. Время нахождения в дороге также оплачивается в двойном размере.

Относительно суточных, то они определяются на основании локальных актов компании. Если их размер превышает 700 рублей при поездках по России и 2 500 рублей при выезде за границу, тогда они подлежат налогообложению.

Затраты подтвержденные документально на проживание, проезд возвращаются полностью, если чеков нет – возмещаются по нормальной либо номинальной стоимости. Также оплачиваются дополнительные траты, связанные с выполнением поставленных перед работником задач. Возмещение расходов подобного типа не относится к доходам, поэтому налогообложению не подлежат.

Личные затраты, представленные в отдельных счетах оплачиваются из суточных. Предприятие может по собственной инициативе возместить работнику такие расходы, но только при условии удержания НДФЛ.
Оплата командировочных затрат, за исключением ситуаций, предусмотренных законодательством, не облагаются пенсионными отчислениями, ЕСН. Работодатель может вычесть данную сумму из налогооблагаемых доходов.

Что входит в командировочные расходы

Работодатель, отправляющий сотрудника на работу за пределы организации, обязан компенсировать ему связанные с этим расходы:

• выплатить зарплату за все время отсутствия на рабочем месте в связи с отъездом (за все рабочие, по графику основного места деятельности, дни, пока сотрудник находится в командировке и в пути);
• оплатить дорогу к месту пребывания и обратно (проезд на всех видах транспорта, за исключением такси, комиссию за бронирование билетов, страховую премию за страхование пассажиров, постельное белье);
• оплатить отель или съемное жилье (стоимость гостиничного номера или найма квартиры, питания и дополнительных услуг, если они включены в общий счет за проживание без вынесения отдельной строкой);
• перечислить суточные (из расчета за каждый командировочный день и время в пути, исключение — однодневные командировки или имеющаяся у работника возможность возвращаться домой каждый день);
• компенсировать дополнительные расходы, которые командированный понес по согласованию с руководством (оплата участия в деловых мероприятиях, услуг переводчика и прочие расходы).

Сроки командировки и их оплата согласно нормам ТК РФ

Кто и по каким критериям устанавливает длительность командировки

Продолжительность служебной командировки может быть такой, какая нужна работодателю для эффективного выполнения производственной задачи.

Какие документы и зачем предоставляет командировочный по окончании поездки

Порядок возмещения расходов устанавливается локальными инструкциями или коллективным договором.

Вернувшись из служебной командировки, сотрудник обязан в течение трех дней предоставить:

1. командировочное удостоверение, с отметками, удостоверяющими прибытие и отъезд с места, куда он направлялся;
2. авансовый отчет;
3. чеки и счета, подтверждающие расходы на транспорт, проживание, иные нужды, необходимые для выполнения производственных заданий.

Как оплачивается время командировки

Расчет оплаты за дни командировки

Если работник отработал меньше года, определяется средний заработок за фактически отработанное до момента командировки время, даже если это время составляет несколько дней.

Определив расчетный период, бухгалтер убирает из него те выплаты, которые сотрудник получал, не работая: пособие по нетрудоспособности, отпускные, дни простоя по вине работодателя, отпускные по уходу за ребенком, и др.

Иными словами, для подсчета среднего заработка берется во внимание только доход, полученный за действительно проработанное время. В результате, чтобы получить среднедневной заработок, выплаты, полученные в расчетном периоде за фактически отработанное время, делят на число отработанных дней расчетного периода

В результате, чтобы получить среднедневной заработок, выплаты, полученные в расчетном периоде за фактически отработанное время, делят на число отработанных дней расчетного периода.

Умножив полученную величину среднедневного заработка на число дней командировки, определяется заработок командированного в период выполнения служебного поручения вне основного места работы.

Если среднедневной заработок превышает обычный дневной, расчет оплаты командировочных дней ведется по среднедневному.

Если среднедневной заработок ниже, чем обычный дневной, вопрос выплаты по большему значению решается локальным распоряжениям руководства, как правило, в пользу работника.

Расчет суточных

Трудовой кодекс РФ обязывает работодателя выплатить работнику суточные за каждый день командировки, включая выходные, праздничные, дни, потраченные на дорогу, время вынужденных задержек в пути.

Если командировка заграничная, суточные выдаются:

1. в иностранной валюте по курсу на день выдачи;
2. за последний день зарубежной командировки — по внутрироссийскому тарифу — 700 руб.

Последнее правило не является обязательным, но рекомендованным ИФНС, ссылающейся на то, что в последний день командировки работник пересекает границу РФ.

Направляя работника в зарубежную командировку, в числе иных расходов работодатель возмещает:

1. расходы на оформление загранпаспорта, визы и др.;
2. обязательные консульские сборы;
3. сборы за право въезда автомобиля;
4. расходы на оформление медицинской страховки;
5. иные необходимые платежи и сборы.

Транспортные издержки, проживание. Оплачиваются по факту предоставленных проездных документов, гостиничных счетов, квитанций о комиссионных сборах за провоз багажа, и т.п.

Об особенностях оформления служебных командировок смотрите видеосюжет:

В командировочные расходы входят траты на дорогу, проживание, суточные. Также работник может совершать иные траты, заранее санкционированные работодателем.

Командировка по тк рф

Если средство передвижения отправляется до 24.00 включительно дня отъезда, то днем отъезда считают текущие сутки. Если после — наступившие сутки. По такому же правилу определяется день прибытия к месту назначения. Какие документы и зачем предоставляет командировочный по окончании поездки Порядок возмещения расходов устанавливается локальными инструкциями или коллективным договором.

Вернувшись из служебной командировки, сотрудник обязан в течение трех дней предоставить:

1. командировочное удостоверение, с отметками, удостоверяющими прибытие и отъезд с места, куда он направлялся;
2. авансовый отчет;
3. чеки и счета, подтверждающие расходы на транспорт, проживание, иные нужды, необходимые для выполнения производственных заданий.

Это необходимо для того, чтобы финансист предприятия сделал окончательный расчет затрат на командировку.

НДФЛ и компенсация командировочных расходов

Порядок исчисления и уплаты налога на доходы физических лиц, плательщиками которого являются все физические лица, получающие доходы, определен одноименной гл. 23 НК РФ.

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных в том числе с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Следовательно, на основании п. 3 ст. 217 НК РФ командировочные расходы, возмещаемые работнику, не являются доходом физического лица и, соответственно, не облагаются НДФЛ. При этом возмещаемые командировочные расходы освобождаются от налогообложения только в пределах норм, установленных «внутренними» нормами компании.

Обратите внимание! Абзацем 10 п. 3 ст

217 НК РФ определено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на:

• проезд до места назначения и обратно;
• сборы за услуги аэропортов;
• комиссионные сборы;
• расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;
• на провоз багажа;
• расходы по найму жилого помещения;
• оплату услуг связи;
• получение и регистрацию служебного заграничного паспорта;
• получение виз;
• обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Таким образом, для целей обложения НДФЛ возмещаемые командировочные расходы подлежат нормированию, в частности, необлагаемый размер суточных для целей НДФЛ составляет:

• не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации;
• не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Обратите внимание! Статья 217 НК РФ устанавливает не размер суточных, выплачиваемых работодателем, а нормы, в пределах которых суточные освобождаются от налогообложения НДФЛ. Аналогичные разъяснения содержатся в Письме Минфина России от 10 июня 2008 г

N 03-04-05-01/192.

Причем нормы суточных касаются не только работников коммерческих фирм, но и в полной мере распространяются на работников бюджетных организаций. На это еще в 2005 г. указали арбитры в Решении ВАС РФ от 26 января 2005 г. N 16141/04 «О признании недействующим Письма МНС России от 17 февраля 2004 года N 04-2-06/127 «О налогообложении компенсационных выплат по возмещению расходов, связанных со служебными командировками». Сегодня это подтверждают и финансисты в Письме Минфина России от 12 ноября 2008 г. N 03-04-06-01/334.

В том случае, если «внутренними» нормами компании закреплен более высокий размер суточных, то сумма превышения признается налогооблагаемым доходом физического лица, и, следовательно, организация должна удержать с работника НДФЛ и перечислить его в бюджет. Аналогичные разъяснения содержатся в Письме Минфина России от 11 июня 2009 г. N 03-04-06-01/133.

В силу ст. 224 НК РФ обложение налогом суммы превышения производится по ставке 13%. Организация обязана удержать исчисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов работника на дату выплаты дохода (суточных), на это Минфин России указал в своем Письме от 1 февраля 2008 г. N 03-04-06-01/27.

Помимо нормирования командировочных суточных, нормы абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ содержат нормирование и в части неподтвержденных расходов на оплату жилья. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Имеет ли закон о командировках ограничения

В целях охраны трудовых прав работников, законодатель внес некоторые запреты для руководителей компаний. Нельзя отправить в командировку :

• беременную женщину,
• несовершеннолетнего работника.

Только с предварительного согласия решается отправлять в командировки :

https://youtube.com/watch?v=eCgx5xJhzjs

• женщин, у которых есть дети до 3 лет,
• родителей, воспитывающих ребенка-инвалида, не достигшего совершеннолетия,
• одинокого родителя, имеющего малыша в возрасте до 5 лет,
• если работник ухаживает за тяжело больным членом семьи (если есть, при этом, справка от врача).

При этом российский Трудовой Кодекс содержит положение о том, что работодатель обязан разъяснить право работника об отказе от командировки в письменной форме.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938 42 63 (Москва)

+7 (812) 467 32 84 (СПБ)

8 (800) 350 10 92 (Остальные регионы)

Особенности выплаты командировочных

В некоторых случаях бухгалтерии предприятия при расчете командировочных приходится использовать дополнительные методы начисления. Разберем их подробнее.

• Доплата до среднего оклада. Иногда происходит так, что при вычислении командировочных, итоговая сумма, которую получает на руки командированный сотрудник, существенно меньше той, что он получил бы, находясь на своем рабочем месте, без отъезда. В этом случае руководство предприятия вправе разрешить бухгалтерии доплатить ему командировочные до фактической заработной платы.

  Как показывает практика, в подавляющем большинстве случаев именно так и происходит, поскольку в ухудшении материального положения командировочных, руководители компаний, как правило, не заинтересованы.

• Выходные в командировке. Иногда командировки длятся не пару-тройку дней, а несколько недель, соответственно, некоторые дни в командировке выпадают на выходные. Что делать в таких ситуациях? По закону, если в эти дни сотрудник фактически не работал, то оплачивать их не нужно. Но если ему все же приходилось выполнять свои должностные обязанности, то в этом случае ему полагается, не менее чем двойная оплата труда.

  В качестве варианта компенсации за работу в выходные дни, по ТК РФ, вместо двойной оплаты может быть предоставлено право последующего отгула за отработанный выходной.

• Работа по совместительству. Ситуации, когда сотрудник сначала работает как совместитель, и только затем принимается в штат предприятия, встречаются не так уж и редко. При таком положении дел, средний заработок сотрудника нужно считать за предыдущий календарный год, включая и то время, когда он был совместителем. Понятно, что в этом случае величина среднего заработка будет меньше.

  Но есть пара законных методов для повышения средней з/п в пользу сотрудника. Первый заключается в том, чтобы прописать в коллективном договоре компании, что расчетный период для вычисления командировочных считается с момента зачисления работника в штат. Второй – нужно своевременно уволиться с совместительства и перейти на штатную работу в организацию.

Как видно из вышеприведенных сведений, расчет командировочных имеет свои тонкости и особенности

Для того, чтобы правильно их рассчитать, соблюсти нормы российского законодательства и при этом не нарушить прав сотрудников, важно учитывать все нюансы. Как правило, опытный, грамотный бухгалтер всегда вовремя знакомится со всеми нововведениями в Трудовой кодекс РФ по этой части и не допускает ошибок, сохраняя права как работника так и организации

Что оплачивает работодатель в качестве командировочных

Оплата командировочных – четко регламентированная ТК РФ часть расходов предприятия. Для соблюдения установленных законом норм, бухгалтеру следует знать, что к ним относятся:

• суточные, т.е. расходы на питание, проезд, проживание и т.д.. Суточные выдаются авансом, на основе приказа руководителя, непосредственно перед отъездом работника в командировку. Не имеет значения, в какой форме будут переданы суточные – наличными средствами на руки или через безналичный перевод на банковскую карту.

  После возвращения, командировочный должен отчитаться перед бухгалтером о расходах во время поездки со всеми подтверждающими документами (чеками, билетами и т.п.).

  В зависимости от затрат, он либо получает дополнительные деньги (если аванс, полученный в качестве суточных был превышен), либо возвращает в кассу остаток.

• оплата з/п сотрудника за дни проведенные в командировке. В данном случае оплата за командировочные дни начисляется одновременно с оплатой за все остальные дни месяца и выплачивается в общем порядке, в день выдачи ближайшей зарплаты.

Оплата командировочных

Для того, чтобы верно рассчитать командировочные бухгалтеру не нужно придумывать какие-то формулы и схемы, потому что существует подробно разработанный определенный алгоритм действий. Пойдем по порядку.

Для начала нужно вычислить количество дней, фактически отработанных командировочным в расчетном периоде. Если сотрудник давно работает на предприятии, то за расчетный период берем год, то есть 12 месяцев перед отъездом работника в командировку
Если он работает меньше года, то расчетным периодом будет считаться время с момента трудоустройства;
Внимание: Каждый бухгалтер должен помнить о том, что при расчете командировочных можно учитывать только рабочие дни!
Календарные дни, как при расчете, например, отпускных, учитывать не нужно

Также из расчетного периода необходимо исключить время, проведенное в предыдущих командировках, в отпусках, на больничных, в отгулах и т.п.

Следующее, что нужно сделать для правильного расчета командировочных – определить величину среднего заработка в расчетный период
Сюда включаются все выплаты по системе оплаты труда, принятой на предприятии, за минусом выплат на социальную и материальную помощь, а также отпускных и больничных – их при вычислении средней з/п учитывать не надо;
Важно! Бывает, что в то время, пока сотрудник компании находится в командировке, руководство предприятия принимает решение о пересмотре тарифов и окладов в сторону повышения.
В этом случае для верного расчета командировочных, необходимо обязательно проиндексировать и средний заработок командировочного.

Третьим пунктом будет вычисление средней заработной платы за день и, в конечном итоге, суммы командировочных. Здесь все просто: з/п за расчетный период надо поделить на те дни, которые были фактически отработаны, опять же, в расчетный период

После этого результат деления нужно умножить на то количество дней, которые были проведены в командировке. Полученная в итоге сумма и будет являться суммой командировочного.

К сведению! Не следует забывать о том, что командировочные облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ)!

Исключения составляют, ситуации, если ежедневная сумма суточных не выше 700 рублей при командировке по России и не выше 2500 рублей – при выезде за границу.

Как дальше оформляется выплата командировочных расходов

После того как выдача денег на командировочные расходы завершена и все необходимые документы оформлены, компания вручает сотруднику командировочное удостоверение. Затем кадровый отдел, бухгалтерия или секретарь организации ставит штемпель с датой, местом выезда в командировку. Там же расписывается лицо, подтверждающее, что сотрудник отправился в поездку от своего предприятия.

Число, которым заполняют графы по убытию на оборотной стороне командировочного удостоверения – это дата, когда работник доставлен в место назначения. После того как он приехал в требуемое место, бухгалтер, секретарь или иное лицо, у которого есть штемпель предприятия, проставляет отметку о прибытии.

Случается так, что специалист отправляется в один населенный пункт, но чтобы решить те или иные рабочие задачи, посещает и другие места. В подобных ситуациях в командировочном удостоверении (на обратной стороне) обозначают все пункты, в которых побывал человек, откуда он уезжает. Это необходимо для того, чтобы командировочные расходы в конечном итоге можно было без проблем обосновать.

Заключительная стадия заполнения обратной стороны наступает по возвращении сотрудника к себе на предприятие. Кадровая служба делает отметку о том, что он прибыл в компанию. Это финальный этап заполнения обратной стороны удостоверения.

Отметим, что у сотрудника есть три рабочих дня по возвращении из деловой поездки на предоставление авансового отчета обо всех понесенных затратах.

Авансовым отчетом называют документ, к которому подшивают всю первичную документацию, подтверждающую командировочные затраты.

В титульный лист вписывают:

• Ф. И. О. сотрудника,
• подразделение,
• дату авансового отчета.

На обратной стороне отчета сотрудник обозначает:

• названия всей первичной документации или наименования затрат,
• сумму, указанную в документации,
• общую сумму командировочных расходов,
• и расписывается в отчете.

Работник заполняет обратную сторону и передает отчет бухгалтерской службе. Ее специалист в нижней части документа заполняет корешок, прописывая в нем следующую информацию: кем предоставлен и кем принят отчет, а также номер. Корешок с этими данными отрывают и передают работнику как подтверждение сдачи авансового отчета.

Определение суммы аванса на командировку

Сумма аванса самостоятельно определяется организацией с учетом срока командировки, норм расходов по найму жилья, суточных расходов, а также стоимости проезда в место назначения и обратно. Размер суточных и нормативы должны быть прописаны в коллективном оговоре или же в локальных нормативных актах организации.

В настоящее время размер суточных установлен в размере 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для заграницы

Обращаем внимание, что организация вправе установить размер как меньше так и больше установленных сумм. Вопрос в дополнительных налогах с суточных, так при превышении данных сумм будет взиматься налог на доходы с сотрудника

Что будет если суточные меньше 700 рублей? Суточные могут быть установлены и в меньшем размере, такое право у организации есть. Установленные нормы не обязывают их придерживаться, установленная величина влияет на налогообложение. Однако стоит разумно подходить к определению размера суточных, ведь сотрудник уезжает в поезду для выполнения задач организации, а не по своей воле и устанавливая небольшие суммы означает, что ему придется тратить свои личные деньги на питание, проезд и т.д.

Подробнее о том, как отправить сотрудника в командировку по новым правилам читайте здесь.

Командировочные расходы

Российский закон о командировках говорит о том, что работнику должны быть возмещены следующие затраты :

• полная оплата проезда,
• средства для бронирования и найма жилого помещения, а также расходы по его поиску,
• ежедневные расходы на проживание (суточные),
• другие затраты, связанные с командировкой, который работник произвел с ведома или согласия руководства.

По России суточные составляют 700 рублей в день. за рубежом – 2500 рублей в день.

Кроме того, Трудовой Кодекс имеет положение о том, что командировки сохраняют за работником рабочее место и зарплату. По просьбе командировочного, его зарплата может быть выслана по месту нахождения. Расходы несет работодатель.

Если сотрудник работает по совместительству. то зарплата сохраняется по месту той работы, где проходит командировка.