Командировка в выходной день

Понятие командировки

Трудовые договоры содержат сведения о рабочем месте работников. По распоряжению работодателя человека можно направить для выполнения заданий в другую компанию, учреждение или отдельно расположенное, структурное подразделение, что будет являться командировкой. 

Чаще всего командировки организуют для поездок в удаленный населенный пункт. Но закон не ограничивает возможность их оформления в пределах одного города. Все расходы на командирование берет на себя работодатель.

Командировку нужно отличать:

1. от разъездной работы, которая на практике встречается, например, у торговых представителей, водителей;
2. от работы, выполняемой в пути, например, она может быть у капитанов воздушных судов в авиации, проводников вагонов пассажирских поездов на железной дороге;
3. от работы вахтовым методом.

Подобные формы трудовой деятельности обязательно отражаются в трудовых договорах и регулируются по отдельным нормам трудового законодательства. 

Возвращение или направление в командировку в выходной

Размер оплаты за выходной (нерабочий праздничный) день, приходящийся на отъезд в командировку (возвращение из командировки), зависит от количества часов с момента отправления (прибытия) транспортного средства до окончания суток. Иными словами, выходной день, приходящийся на отъезд в командировку, подлежит оплате в двойном размере дневной части должностного оклада (дневной (часовой) тарифной ставки) пропорционально времени нахождения в командировке.

Пример

Вылет самолета работника запланирован на десять вечера, и те два часа, которые остаются до окончания праздничных суток, ему оплачиваются в двойном размере, как за работу в праздник. Однако сотрудник не согласен с данным положением дел и утверждает, что оплачивать только эти два часа несправедливо, поскольку аэропорт находится далеко за городом и до него еще нужно добраться, а на это, по его словам, уйдет как минимум три часа. В итоге получается не два, а пять часов по двойной оплате. Насколько обоснованны эти претензии?

Претензии работника в данной ситуации совершенно обоснованны. В командировку работник отправляется не в десять вечера, когда вылетает самолет, а тремя часами ранее, когда, собрав необходимые вещи и проверив билет, он выезжает в аэропорт. Определяющую роль здесь играет тот фактор, находится ли аэропорт (вокзал, порт) в пределах или за пределами населенного пункта.

Так, согласно п. 4 Положения днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00:00 — следующие сутки. Однако, если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, также учитывается и время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Соответственно, в данном случае оплачивать в двойном размере работодатель будет не только те два часа, которые работник провел непосредственно в самолете, но и то время, пока он добирался до аэропорта, находящегося за чертой населенного пункта.

Конкретные размеры оплаты за работу в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором. Однако повышенная оплата за работу в указанные дни не может быть ниже гарантированной законом. В локальном нормативном акте о командировках можно отобразить:

• размер компенсации;
• будет ли оплата производиться из оклада сотрудника или его среднего заработка;
• будет ли приниматься в расчет дневная ставка или будет учитываться потраченное на поездку время и пр.

Вопросы и ответы по командировкам

Вопрос №1. Каким образом выдаются сотруднику командировочные суммы?

При отправке сотрудника в командировку вы можете выдать ему денежные средства через кассу организации, как и любому другому подотчетному лицу. При этом будет составлена проводка:

Дт 71 Кт 50

Однако законодательством не запрещается выдача подотчетных сумм на банковскую карту сотрудника, и если такая операция проводится на предприятии, то она оформляется следующей проводкой:

Дт 71 Кт 51

В обоих случаях после возвращения из командировки работник обязан составить авансовый отчет, а в ситуации, когда останутся неиспользованные денежные средства, вернуть их организации либо в кассу, либо на расчетный счет.

Вопрос №2. Подлежат ли обложению страховыми взносами суточные по командировкам?

Суточные, которые выплачиваются командированному сотруднику, не подлежат обложению страховыми взносами, поэтому они исключаются из базы для расчета. Однако следует заметить, что эти суммы обязательно должны показываться в РСВ-1 и в разделе 6 персонифицированного учета.

Поскольку с 2017 года планируются серьезные изменения в части отчетности по сотрудникам, а в частности при передаче некоторых полномочий от ПФР в ведение ИФНС, отчетность будет несколько видоизменена. О том, каким образом необходимо будет отражать суточные по командировкам в персонифицированном учете, необходимо будет узнавать из пояснений и уточнений, которые предоставят контролирующие органы всем страхователям.

Вопрос №3. Учитываются ли командировочные расходы при расчете налога на прибыль?

Да, подобные расходы учитываются при расчете налога на прибыль, но особенно тщательно следует рассмотреть и изучить вопрос о том, как учесть расходы, выраженные в иностранной валюте. Так, государственные органы рекомендуют использовать для расчета тот курс валют, который был официально обозначен на дату обмена иностранной валюты.

Для этого используется специальная справка об обмене валюты, в которой как раз и указывается курс валют. Однако если такого документа нет в наличии, иностранная валюта пересчитывается в рубли по курсу Центрального Банка РФ на ту дату, когда сотрудник получил подотчетные денежные средства.

Вопрос №4. В течение какого срока сотрудник обязан отчитаться по полученным командировочным суммам?

В соответствии с законодательством сотрудник обязан отчитаться по полученным суммам на командировку в течение трех рабочих дней после приезда, при этом он обязан составить соответствующий авансовый отчет. К нему он прикрепляет все оправдательные документы, подтверждающие факт оплаты тех или иных расходов, к примеру, при покупке билетов или при найме гостиничного номера.

Следует отметить, что в авансовом отчете должны отражаться только те расходы, которые указаны в Положении о командировках. Именно они будут возмещаться сотруднику, а не указанные в Положении расходы возмещению не подлежат.

Вопрос №5. Если сотрудник возвращается из командировки поздно ночью (после 24:00), как ему оплатить суточные – за один день или за два?

В такой ситуации суточные необходимо оплатить за два дня, поскольку вторые сутки начались после 24:00, а в это время он еще находился в командировке

При этом неважно, сколько именно часов после полуночи он был в командировке – сутки должны быть оплачены в полном размере

^

Дополнительные расходы по командировке

Кроме оплаты дней в качестве заработной платы работодатель обязан также предоставить сотруднику суточные, которые представляют собой затраты, необходимые к осуществлению сотрудником для нахождения вне его места постоянного жительства. Размер суточных зависит от того, в какую именно командировку направляется сотрудник:

• если по территории Российской Федерации, максимальный размер суточных, не облагаемых НДФЛ, составляет 700 руб.;
• если за пределы Российской Федерации, максимальный размер суточных, не облагаемых НДФЛ, составляет 2500 руб.

Необходимо отметить, что законодательством РФ предусмотрена возможность выплаты и большего размера суточных, чем установлено нормативами, однако с суммы сверх этого размера организация обязана удержать и перечислить в бюджет НДФЛ.

Размер суточных при командировке можно закрепить в локальном нормативном акте предприятия, к примеру, в Положении о командировках, куда включить и иную существенную информацию по такому мероприятию.

Командировка в выходной день Трудовой Кодекс

Специальное оформление и оплата выходных дней, проведенных в командировке, зависит от того, как был проведен выходной:

• в пути – к месту назначения или обратно;
• на отдыхе — если командировка многодневная;
• на работе, если служебное задание должно быть выполнено именно в выходные дни.

► Приказ о привлечении к работе в выходные дни: образец

Если командированный сотрудник трудится только в будни, а в выходные отдыхает, это самый простой случай. Такие дни дополнительно компенсировать не надо. Человеку начисляется оплата в размере средней зарплаты, суточные и возмещение расходов.

Если командированный прибывает на место, чтобы выполнить задание именно в выходной день или на выходные попадают дни отлетов и прилетов, эти дни оплачиваются по правилам ст. 153 ТК РФ. Человеку надо либо начислить доплату, либо по его желанию предоставить дополнительный выходной в другое время.

Помимо этого, необходимо взять от сотрудника согласие на выполнение служебных обязанностей в день, предназначенный для отдыха (ст. 113 ТК РФ). 

Предложение о привлечении работника к работе в выходной день

По общему правилу работа в выходные и нерабочие праздничные дни запрещается. Вместе с тем из каждого правила есть исключения. На законодательном уровне они перечислены в , где говорится, что работники все же могут привлекаться к работе в свои выходные дни.

В части 8  указано, что привлечение работников к работе в выходной день во всех ситуациях производится по письменному распоряжению работодателя.

Поэтому сразу договоримся, что одного приказа о направлении работника в командировку и подписи работника в нем недостаточно, чтобы считать выполненной обязанность работодателя издать распоряжение о привлечении сотрудника к работе в выходной день. Отсутствие оформленного распоряжения может вызвать серьезные последствия.

Работник вправе отказаться выезжать в командировку или работать в командировке в выходные и нерабочие праздничные дни, если это не связано с чрезвычайными обстоятельствами (ч. 3 ст. 113 ТК РФ)

Существует мнение, что при направлении работника в командировку достаточно только одного его письменного согласия, и письменное распоряжение о привлечении к работе в выходной день издавать нет необходимости. Обосновывается позиция тем, что из содержания приказа о направлении в служебную командировку и из табеля учета рабочего времени и так видно, что день выезда приходится на выходной. Однако данное мнение ошибочно, так как в ч. 8 ст. 113 ТК РФ прямо предусмотрено, что привлечение к работе в выходные (праздничные) дни производится по письменному распоряжению работодателя. Приказ о направлении в служебную командировку оформляет именно направление работника в командировку, а не привлечение его к работе в день отдыха.

Приказ (распоряжение) о привлечении работника к работе в выходной день (с согласия работника) (фрагмент)

Возможен и другой вариант оформления согласия работника на выезд в командировку в выходной день. Работник может написать заявление на имя руководителя организации о том, что он согласен на выезд в командировку в выходной день, и указать в нем вариант компенсации за указанный день: либо оплата в двойном размере, либо предоставление дополнительного дня отдыха с оплатой труда в одинарном размере.

Заявление работника о согласии на работу в выходной день (фрагмент)

Подпись работника в приказе о привлечении к работе в выходной (нерабочий праздничный) день не является его согласием на работу. Данная подпись означает только факт ознакомления с приказом

Возможен и другой вариант оформления согласия. Так, унифицированная форма приказа может быть дополнена специальными строками, предназначенными для фиксации факта нахождения в пути в выходной день, а также согласия работника на такой выезд в командировку (возвращение из командировки). Дополнение унифицированной формы этими реквизитами должно быть оформлено распоряжением работодателя.

В табеле необходимо поставить вместо кода К код РВ. Все вместе послужит для бухгалтерии основанием для начисления зарплаты не меньше, чем в двойном размере.

Как оплачивается выходные

В общем случае в дни нахождения в командировке сотрудник может рассчитывать на на оклад, а также и на дополнительные выплаты командировочных на расходы во время поездки – на аренду жилья, проезд, питание. А также ему начисляется зарплата за эти дни.

Внутри поездки

В этом случае предполагается, что работника посылают трудиться в многодневную командировку. При этом выходные дни внутри этой командировки становятся временем обычного отдыха. Предприятие не предполагает, что в субботу или воскресенье, которые включаются в период такой командировки, сотрудник будет работать так же, как до и после этих дней. В итоге особой оплаты для таких выходных не предусмотрено, также работник не приобретает и права на отгул. Сотруднику просто сохраняется средний заработок (но не оклад, уступающий ему в размере) на эти дни, как и на весь период командировки.

Помимо этого работнику компенсируются затраты на проживание. В частности, он получает компенсацию командировочных расходов на такие субботу и воскресенье, аналогично тому, как они ему выдаются и на стандартные дни в командировке.

В числе прочего сотрудник может получить возмещение затрат, которые произведены им для оплаты проезда, аренды жилого помещения. Также ему полагаются суточные, то есть средства на расходы, которые являются следствием его нахождения вне населённого пункта, в котором он проживает постоянно.

Кроме того, работодатель возмещает командированному любые иные расходы, если они произошли с его ведома и согласия.

В итоге в субботу и воскресенье в период командировки работник просто отдыхает в той местности, куда он был направлен. Сущность его трудовых обязанностей не предполагает выполнение каких-либо действий в субботу и воскресенье внутри периода командировки.

Рабочая суббота и воскресенье

Этот случай не стоит путать с ситуацией предыдущего раздела. Как указывалось, командировка в выходной день подразумевает, что сотрудник направляется, чтобы именно работать в субботу и воскресенье. В таком случае данные нерабочие дни недели становятся рабочими, соответственно сотрудник имеет право на отгул или повышенную оплату.

Законодательством устанавливается, что выходной день внутри командировки следует оплатить как минимум в двойном размере по сравнению со ставкой, которая действует в обычные дни. При этом конкретный способ калькуляции этой ставки определяется способом оплаты труда, принятом на данном предприятии для данного работника.

Допускается и второй вариант, при котором сотруднику начисляют заработную плату за выходные дни, которые он провёл в командировке, в однократном размере. При этом впоследствии ему предоставляются выходные из расчёта один день за каждый день внутри командировки, который приходится на выходной. Эти выходные дни работнику предоставляются без содержания.

По умолчанию реализуется первый вариант с оплатой выходного дня внутри командировки в двукратном размере, так как указывается, что дополнительный выходной день за каждый такой день с оплатой всех таких дней в однократном размере  предоставляется сотруднику лишь по его желанию.

При этом на предприятии издаётся соответствующий приказ, в котором требуется упомянуть, что данный работник осуществлял свои трудовые функции в командировке именно в выходные дни, а именно в субботу и воскресенье.

Очевидно, что и в этом случае, аналогично описываемому в предыдущем разделе, сотрудник также сохраняет право на командировочные, в частности, на компенсацию проезда, оплаты аренды жилого помещения, суточные, иные расходы.

Праздники

Для командировки в праздничные дни особые нормы оплаты отсутствуют. Для таких дней действуют те же нормы, что и для выходных. Это подчёркивается их постоянным объединением в перечислении по формуле «выходные или нерабочие праздничные дни».

Иначе говоря, если сотрудник в праздники находится в командировке, но не работает, ему платится средний заработок, и компенсируются все затраты. Работнику начисляются командировочные, в частности он получает средства на оплату жилья и суточные.

Если же сотрудник трудится в выходной, то и в этом случае нормы для него стандартны. Он получает зарплату, как минимум, в двойном размере, а при желании может выбрать одинарную зарплату и взять дополнительный выходной в иной день.

Правила оплаты командировки в выходной день

Оплата командировки в выходной день ТК РФ регламентирована несколькими специальными нормами. Во многом, данные нормы схожи с правилами начисления заработка за нерабочий период.

В первую очередь следует указать, что нахождение в служебной поездке является формой выполнения своих прямых должностных обязанностей. Следовательно, порядок вознаграждения является таким же, что и при исполнении обязанностей по основному месту работы. По положениям закона, в период командировки, работнику в табеле учета рабочего времени проставляются отработанные дни.

Поэтому, доход в нерабочее время начисляется по стандартным правилам. Общий доход сотрудника будет складываться из отработанных дней. И в этот временной отрезок войдет и время нахождения в командировке. При этом нерабочее время также будет оплачено. Они не потеряются и сотрудник не понесет убытков.

Оплата по среднему заработку командировки в выходной день

Оплата за выходной осуществляется, исходя из среднего размера дохода за один отработанный день. Оплата командировки в выходной день по письму Минфина происходит по общим положениям. Для этого бухгалтерия работодателя вычисляет средний доход за день.
Для этого необходимо суммироваться все выплаты, которые получил сотрудник за истекший период года.

При этом в расчет принимаются следующие выплаты:

• оплата и расчет включают оклад, который является основой дохода лица;
• оплата в это время включает и доплаты за выслугу лет, за сложность и напряженность и так далее;
• оплата в нерабочий или праздничный день работнику осуществляется с учетом премиальных и прочих поощрительных перечислений.

Суммируя все указанные значения, работодатель выясняет общую сумму дохода за истекший период календарного года. Затем указанную величину следует поделить на число прошедших дней.

В результате, получится средний размер заработка. Именно это значение и будет базовым размером заработка за выходной день при нахождении в служебной командировке. При этом согласно указанному письму Минфина данное значение необходимо умножить на два. Двойной размер установлен для всех случаев работы в выходной либо же праздничный день. Поскольку служебный отъезд является работой в течение всего времени, то нерабочее время также становится для сотрудника отработанным. Это означает, что его следует оплачивать в двойном размере, то есть по общему положению об оплате за труд в нерабочие дни.

Особенности оплаты командировки в выходной день если работник находился в пути

Период нахождения в дороге к месту командировки, включается в общее время нахождения в служебной поездке. Ведь течение такого времени происходит с момента наступления даты, указанной в приказе руководства. Очевидно, что проезд зависит от удаленности места назначения и дорога может занять несколько дней.

Выезд и время в пути включается в общий период поездки и является отработанным временем. Поэтому, сотрудник получит за это время соответствующее вознаграждение. Работодатель, который отправляет сотрудника в отъезд должен будет оплатить время в пути, исходя из его среднего дохода.
Исчисление конкретной суммы происходит по указанным выше правилам. Дорога к пункту назначения оплачивается на общих основаниях и включается в отработанное время. При этом дорога входит в период командировки. Следовательно, если дорога выпадет на выходной или праздник, то выплачивать за данный день также следует в двойном размере.

Приказ об оплате командировки в выходной день

Направление в служебную поездку происходит путем издания соответствующего приказа нанимателем. В данном документе указывается период поездки и ее цель. При этом устанавливать конкретные правила оплаты для данных дней, нет необходимости.

Все вопросы, связанные с вознаграждением сотрудника за время в поездке, подробно оговорены в законе и подзаконных нормативных актах. Указанные правила предполагаются «по умолчанию».
Поэтому у бухгалтерии нет иного варианта, кроме как заплатить за рабочие дни, исходя из среднего дохода, а за выходные дни – средний заработок в двойном размере.

Однако приказ может включать подобные положения. Это не станет нарушением закона. Включение либо невключение положений о вознаграждении сотрудника в период поездки, зависит от решения работодателя.

Главное, чтобы указанные положения не противоречили закону.

Как рассчитать суточные в выходные дни

Суточные начисляются сотруднику на каждый день, который он проводит в командировке, включая дни отдыха и те, что потрачены на дорогу. Дни, за которые выплачиваются суточные, исчисляются на основании:

• билетов на проезд туда и обратно;
• служебной записки.

Служебная записка тоже может стать первичным документом. Она пишется в случае:

• использования сотрудником личной или служебной машины для поездки к месту командировки и обратно (к ней надо будет приложить подтверждающие документы – путевой и маршрутный лист, кассовые чеки, квитанции с АЗС);
• отсутствия документов, подтверждающих расходы на дорогу или проживание – если они потеряны и пр. (в подобном случае на служебной записке принимающая сторона ставит отметки о прибытии-убытии).

Важно

Раньше в таких ситуациях вместо служебной записки использовался другой первичный документ — командировочное удостоверение. Теперь законодатель отменил его обязательное составление, однако многие компании продолжают использовать именно его, внеся соответствующее положение в локальные акты. Служебные записки нередко вызывают вопросы при проверках ФНС, поэтому организациям проще продолжать работать с командировочными удостоверениями.

Срок пребывания в командировке, если проездные документы были утеряны, можно также подтвердить квитанциями на оплату жилья. Однако если время, проведенное в пути, было достаточно длительным, этот вариант будет не самым лучшим.

Размер суточных утверждается внутренним актом командирующей компании, к примеру, приказом или положением о командировках. Организация вправе установить больший размер суточных, чем установлено в ТК РФ. Правда, в этом случае с превышающей суммы следует удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.

Установленный порог, с которого НДФЛ не удерживается:

• для командировок в пределах РФ — 700 руб.;
• для загранкомандировок — 2 500 руб.

Суточные по загранкомандировкам, включая выходные дни, рассчитываются так:

• на день выезда за границы РФ следует выдать сумму по нормативам загранкомандировки;
• на день возвращения — по нормам командировок внутри страны.

Бывает, что сотрудник укладывается в один день, выполняя задание. Если поездка проходила внутри страны, она не предполагает выплату суточных, даже если это был нерабочий день. На однодневную загранкомандировку надо выплатить суточные в размере 50% от норматива для полноценной поездки за границу. А вот оплата труда и в том, и в другом случае будет повышенной – если день командировки совпал с выходным.

Обратите внимание

Согласно ст. 168 ТК РФ у сотрудника, кроме суточных, есть еще право на возмещение расходов на дорогу, наем жилья и других расходов.