Прием на работу порядок оформления документов

Что дополнительно может попросить работодатель

В большинстве случаев работодатели спрашивают при трудоустройстве дополнительные документы.

Непредоставление дополнительных документов не может быть основанием для отказа в трудоустройстве. Если такая ситуация имела место быть, то кандидат вправе обжаловать ее в судебном органе.

Итак, в перечень дополнительных документов, которые может спросить работодатель, входят:

1. На этапе конкурсного отбора (собеседования) соискателям предлагается заполнить анкету кандидата. В документе часто задаются вопросы об уровне образования, желаемом заработке, увлечениях и т.д.
2. Заявление. Документ формируется будущим сотрудником по установленному в организации образцу. Заявление содержит перечень стандартных реквизитов:
   • полное название организации, ФИО и должность директора компании;
   • персональные данные сотрудника (ФИО и адрес);
   • наименование документа – заявление;
   • основная часть заявления состоит из просьбы о принятии на определенную должность в то или иное структурное подразделение организации;
   • нюансы по трудоустройству (график занятости — полный или неполный рабочий день, работа по совместительству, на определенный срок и т. д.);
   • подпись и расшифровка;
   • дата формирования документа.

Заявление о приеме на работу подшивается сотрудником кадров в личное дело работника.

Название должности должно совпадать с ее формулировкой в штатном расписании, а также быть одинаково указано во всех документах (трудовой договор, заявление, трудовая книжка).

Также дополнительно могут потребовать предоставить:

1. Фотографии. Обычно требуется 2-3 фото для оформления индивидуальной карточки работника, рабочего пропуска и личного дела. Часто одну фотографию приклеивают на анкету соискателя на этапе конкурсного отбора.
2. Справка о доходах с предыдущего места работы предоставляется с целью повышения начислений по больничному листку и отпускному пособию. В интересах кандидата предоставление справок своевременно.
3. Характеристика с предыдущего места работы. Документ может повысить шансы трудоустройства в новую компанию. Положительная характеристика благоприятно влияет на процесс устройства. Кандидат может рассчитывать на получение лучших условий труда.
4. Дополнительные документы об образовании. Это могут быть аттестаты о прохождении соответствующих курсов, дипломы о переподготовке, справки о прохождении аттестации, документы, подтверждающие ученую степень и т.д.
5. Справка о составе семьи предоставляется для получения некоторых льгот (материальная помощь, дополнительный отпуск, льготные путевки в лагерь или санаторий).
6. Документация, влияющая на получение социальных гарантий, льгот или начисление соответствующих компенсаций:

• документы из медицинского учреждения, подтверждающие наличие беременности;
• справка о подтверждении статуса многодетной семьи;
• справка о наличии малолетних детей или близких родственников-инвалидов;
• справка о донорстве;
• перечень государственных наград.

Для трудоустройства требуется общегражданский паспорт, СНИЛС и трудовая книжка. Однако, согласно практике, работодатели могут запросить дополнительные бумаги, подтверждающие образование, состав семьи и т.д. Если гражданин пришел устраиваться на работу в первый раз, то ему необходимо предоставить только паспорт и СНИЛС. Трудовую книжку работодатель заведет самостоятельно.

Заинтересованные в привлечении, а также удержании квалифицированных и ценных кадров работодатели на основании предоставленных документов могут назначить работнику льготы и выплаты различных компенсаций.

Дополнительная информация по документам представлена ниже.

Другие документы, которые могут потребоваться при трудоустройстве

Военный билет. Лицам мужского пола 18-27 лет и военнообязанным для трудоустройства дополнительно потребуется военный билет или приписное свидетельство, указывающее на наличие отсрочки. Дополнительно этот документ потребуется для службы в вооруженных силах, рядах полиции или МЧС. Без него по регламенту нельзя занимать какую-либо должность в этих организациях.

Удостоверения, подтверждающие квалификацию. На ряд специальностей могут требоваться документы, подтверждающие наличие категории, разряда или определенной квалификации. Данные удостоверения имеют определенный срок действия и периодически требуют продления.

Медицинская справка. Санитарная (медицинская) книжка. Нередко работодатель запрашивает медицинскую книжку или справку, которая свидетельствует о полной работоспособности нового сотрудника. Данная бумага не является обязательным и кандидат вправе не предоставлять его, если это не перечит коллективному договору или уставу предприятия.

Следует понимать, что при работе с продуктами питания потребуется наличие санитарной книжки. Сделать ее достаточно легко, для этого потребуется пройти медкомиссию, подтверждающую отсутствие каких-либо инфекционных заболеваний. Минусом является то, что делать такой документ необходимо не реже чем раз в год, что вызывает ряд неудобств.

Справка об отсутствии судимости. При трудоустройстве на определенные должности могут запросить такую справку.

Специальные разрешения. Для занятия таких должностей, как телохранитель или охранник необходимо наличие разрешения на ношение оружия. Выдают его в полиции, перед подачей заявления, но сначала нужно пройти психиатрическую и медицинскую комиссию. Данная лицензия выдается сроком на два года, после чего потребуется вновь получать ее и собирать справки. Для водителей понадобится наличие водительских прав, получить которые можно лишь после прохождения курса обучения и сдачи экзаменов. К тому же, для управления тем или иным транспортным средством потребуется получение определенной категории, требующей дополнительного обучения. Например, чтобы управлять маршруткой или камазом необходима категория «С», обучаться которой необходимо 6 месяцев, в отличие от категории «Б», требующей прохождения 3-месячного курса.

Регистрация. Важным моментом при поступлении на работу является наличие прописки или документа, подтверждающего постоянное проживание по определенному адресу. В основном, особенно тщательно этот документ проверяют при поступлении на материально ответственную должность, требующую регистрации в этом городе. Дополнительно регистрация может понадобиться при работе в органах внутренних дел. Но необходимо отметить, что наличие регистрации для граждан РФ не является обязательным требованиям, согласно законодательству РФ.

Документы о семейном положении. Прежде всего, имеются в виду документы, подтверждающие многодетность, и свидетельства о рождении детей для получения налогового вычета или социальных выплат и льгот.

• ← Как продать ручку на собеседовании
• Как найти работу с судимостью →

Перечень необходимых документов при приеме на работу

В стандартной ситуации

Список тех документов, которые надо предъявить работодателю:

• Документ, подтверждающий личность претендента. Так, например, лица, которые в основном живут за территорией РФ, могут предоставлять загранпаспорт.
• Трудовая книжка. Не относится к тем, кто устраивается в качестве совместителя, а также к тем, кто заключает договор по трудоустройству в первый раз.
• Призывники или военнообязанные лица должны предъявить соответствующие документы.
• Документы, подтверждающие наличие специального образования. Они предоставляются в том случае, если нужны особые знания согласно законодательству.
• Две фотографии.
• Страховое свидетельство.

Для несовершеннолетних

Согласно статье 272 трудоустройство лиц, не достигших восемнадцатилетнего возраста, имеет некоторые особенности.

• Во-первых, они оформляются на работу лишь после обследования (медицинского осмотра), что является обязательным условием. Несовершеннолетнее лицо должно предъявить заключение с рекомендациями о состоянии здоровья, оформленное не раньше, нежели чем за три месяца до принятия на работу.
• Во-вторых, при оформлении должно присутствовать письменное соглашение одного из родителей.
• Согласно статье 265 несовершеннолетним лицам запрещается работать под землей, а также на объектах с чрезвычайно опасными или особо вредными условиями. С их перечнем можно ознакомиться в постановлении Правительства РФ от 25.02.2000 (№163).

Совместителям

Трудоустройство таких категорий работников не имеет принципиальных отличий от приёма на работу основных работников.Понадобятся:

• Паспорт.
• Идентификационный номер.
• Страховое свидетельство.
• Копия трудовой книжки.
• Справка, которую сотрудник может получить на основном месте работы. Там должно быть указано, с какого времени, и в какой должности сотрудник работает в организации.
• Две фотографии

В государственную структуру, образовательные учреждения, в школу

Соискатели на должность в таких учреждениях при приёме на работу должны будут предъявить:

• Паспорт.
• Трудовую книжку.
• Данные медицинского осмотра, флюорографии.
• Страховое свидетельство.
• Документы об образовании, квалификации, подтверждающие наличие специальных знаний (дипломы специалиста, магистра, кандидата наук, профессора, доктора наук).
• Персональный лист, фиксирующий кадры (для руководителей подразделений, ректората).
• Результаты конкурса, выборов. Такие документы обычно требуются в случае замены сотрудников научно-педагогического состава.
• Справку об окончании аспирантуры.
• Список научных трудов.
• Две фотографии.

Дополнительные документы, предоставляемые по желанию

Иногда соискатель желает подчеркнуть важность собственной кандидатуры и подтвердить свою квалификацию некоторыми документами. Это могут быть:

Это могут быть:

• Документы, благодаря которым осуществляются налоговые вычеты, дополнительные отпуска, сокращенный график рабочего времени  (свидетельство о рождении ребенка, об инвалидности ребенка, об усыновлении и прочие).
• Автобиография.
• Рекомендации.
• Характеристика с прошлого места работы.
• Документы о государственных наградах.

Порядок приема на работу

Требования трудового кодекса

Главными пунктами трудовых отношений являются:

1. Свобода выбора деятельности.
2. Содействие в трудоустройстве.
3. Защита от безработицы.
4. Обеспечение справедливых условий на производстве.
5. Своевременная выплата денежных средств.
6. Обеспечение равноправия сотрудников.
7. Беспрецедентная компенсация за вред, нанесенный сотруднику при исполнении своих трудовых обязанностей.
8. Социальное партнерство.

Согласно требованиям трудового кодекса запрещено:

• трудовое принуждение,
• дискриминация в трудовой сфере.

При оформлении сотрудников на работу необходимо придерживаться определенного порядка. Претендент, пришедший в организацию, обязан предоставить оригиналы и ксерокопии документов, в соответствии со статьей №65, прописанной в трудовом кодексе России от 30.12.2001.

Нельзя просить предъявлять документы, которые не предусмотрены российским законодательством.

Это касается ИНН. Работодатель не имеет права отказать гражданину в приеме, если ИНН не предоставляется, либо отсутствует вовсе. Также беспочвенным будет считаться отказ в принятии на работу, если у пришедшего устраиваться не будет регистрации по месту жительства.

Согласно трудовому кодексу (статья № 68) при оформлении на работу претендент должен быть ознакомлен с документами, имеющими прямое отношение к его деятельности. Это важные нормативные акты, официальные внутренние документы, коллективный договор и прочие. Также он должен в качестве подтверждения расписаться в специальном журнале. Все это нужно выполнить до подписания договора.

Принятые документы нужно хранить на протяжении 75 лет.

Регламент

Трудовой договор должен быть предоставлен в отдел кадров не позже даты выхода сотрудника на работу. В особых ситуациях не позже трех дней с момента реального допуска к должностным обязанностям.

Заключенный трудовой договор дает основание создавать приказ о приеме претендента на работу, который должен быть издан в течение двух дней. Проект приказа согласовывается в тот же день, а затем отдается на подпись руководителю (либо исполняющему обязанности).

Документы, которые требуются для устройства на работу

Если вы еще не знаете, какие документы нужны для
трудоустройства на работу, предоставляем вам стандартный пакет:

Паспорт

Паспорт требуется для удостоверения личности
трудоустраивающегося. Если по каким-либо причинам этот документ отсутствует, то
вместо него можно предоставить другой документ удостоверения личности. Это
могут быть водительские права или же заграничный паспорт.

Согласно закону о трудоустройстве, каждый гражданин, проработавший
в организации на основном месте работы не менее 5 дней, обязан иметь трудовую
книгу. Следует знать, что при трудоустройстве по совместительству трудовую
книжку предоставлять необязательно. При устройстве на своё первое место работы
этот документ выдаётся отделом кадров той организации, в которой будет работать
человек.

Регистрация по
месту пребывания

Согласно законодательству работодатель обязан принять
человека на работу, если даже у него отсутствует соответствующий документ о
регистрации, если он не является иностранным гражданином. Но на практике
устроиться на работу без этого документа может оказаться довольно сложно,
поскольку работодатели неохотно принимают таких граждан. Поэтому этот вопрос
необходимо решить еще до того, как вы придёте в отдел кадров с пакетом
документов, поскольку выяснять отношения во время оформления на работу крайне
нежелательно — это может серьёзно испортить отношение к вам в самом начале
трудовой деятельности. 

Пенсионное
свидетельство и ИНН

Согласно действующему законодательству гражданин, который
не является индивидуальным предпринимателем, не обязан получать ИНН. Поэтому
предъявлять его при поступлении на работу необязательно. Однако некоторые
организации требуют этот документ. В таком случае можно обратиться в налоговую
инспекцию и получить свой индивидуальный номер налогоплательщика. Тем более что
данная услуга оформляется всего за несколько минут. А оформить страховое
свидетельство пенсионного госстрахования при устройстве на работу впервые
должен работодатель.

Свидетельства и
дипломы

Если гражданин устраивается на работу по специальности,
то в отдел кадров необходимо предъявить документ, подтверждающий, что вы
обладаете соответствующими знаниями, имеете специальную квалификацию и
образование. При трудоустройстве на место не по специальности, предъявлять
такие документы необязательно.

Видео о том, какие документы нужны для трудоустройства на работу

https://youtube.com/watch?v=4WwU8uLvK4g

Медицинская книжка

При устройстве на работу в торговое, медицинское
учреждение, в учебное заведение, а также на предприятие общепита, необходимо
предоставить медицинскую книжку. Этот документ оформляет центр
сан-эпидемиологического надзора. Следует знать, что при отсутствии медицинской
книжки при устройстве в детское учреждение или продавцом в магазин работодатель
не имеет права принять человека, не имеющего данного документа.

Документ воинского
учета

Военнообязанные лица и граждане, подлежащие призыву в
армию (то есть, мужчины возрастом 18-27 лет), при устройстве на работу должны
предъявить документ воинского учета. Призывники в таком случае предоставляют
удостоверение гражданина о том, что он подлежит призыву на службу в армию.
Пребывающим в запасе следует приходить в отдел кадров с военным билетом или
временным удостоверением, которое было выдано вместо военного билета.

В зависимости от того, какую специфику работы
предусматривает будущее место работы, могут потребоваться и другие
дополнительные документы, наличие которых предусматривает Трудовой кодекс, указ
президента РФ или иные федеральные законы.

Что такое локальный нормативный акт

Согласно статье 5 ТК трудовые и другие непосредственно связанные с ними отношения регулируются трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, а также коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права.

Трудовой кодекс РФ не содержит определения локальных нормативных актов.

В теории трудового права под локальными нормативными актами (ЛНА) понимаются принимаемые акты, которые содержат правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение к неопределенному кругу лиц. Такие акты вправе принимать почти все работодатели (статья 8 ТК).

В некоторых случаях Трудовой кодекс РФ прямо необходимость утверждения локальных нормативных актов.

Поскольку Трудовым кодексом РФ не установлены требования к форме локального нормативного акта, работодатель определяет ее самостоятельно. Наиболее распространенные формы таких актов — положение, правила и инструкция. Некоторые специалисты относят к локальным нормативным актам также штатное расписание и график отпусков, которые составляются по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Это утверждение является спорным.

Точка зрения, в соответствии с которой штатное расписание и график отпусков можно считать ЛНА, основана на следующих доводах:

• оба документа утверждаются работодателем, т.е. принимаются им согласно статье 8 ТК;

• Роструд неоднократно указывал, что штатное расписание и график отпусков относятся к локальным нормативным актам (абз. 6 письма от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1, абз. 2 письма от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1, пункт 1 письма от 22.03.2012 № 428-6-1, абз. 11 письма от 31.10.2007 № 4414-6). В то же время судебная практика противоречива:

  • изложенную позицию (график отпусков не является ЛНА, т.к. не содержит правил поведения, обязательных для неопределенного круга лиц и рассчитанных на неоднократное применение. Тот факт, что работодатель при утверждении графика отпусков должен соблюсти порядок учета мнения профсоюза, установленный для принятия ЛНА, график отпусков локальным нормативным актом не делает, поэтому ч. 2 ст. 22 ТК в данном случае не применяется. Отдельной нормы, обязывающей работодателя знакомить работников с графиком отпусков под роспись, ТК не содержит. Соответственно, обязанность работодателя по ознакомлению работников с очередностью предоставления отпусков в организации исчерпывается извещением конкретного работника о времени начала его отпуска не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК)) поддерживают одни суды (определение Свердловского областного суда от 2 апреля 2014 г. № 33-4186/2014, определение Камчатского краевого суда от 20 июня 2013 г. № 33-911/2013, постановление Президиума Пензенского областного суда от 25 мая 2011 г. № 44а-76/2011);

  • а есть судебная практика, которая говорит об обратном: работодатель во исполнение требования ч. 2 ст. 22 ТК РФ обязан знакомить работников с графиком отпусков под роспись, поскольку этот документ обязателен для сторон трудовых отношений и утверждается с соблюдением ст. 372 ТК РФ, в связи с чем является локальным нормативным актом (определение Верховного Суда Республики Саха (Якутия) от 11 ноября 2015 г. № 33-4270/2015, определение Челябинского областного суда от 24 февраля 2014 г. № 11-1778/2014, решение Смоленского областного суда от 15 июля 2014 г. № 21-197);

• эти документы являются обязательными в силу , ч. 2 статьи 123 ТК.

В пользу противоположной точки зрения приводятся следующие аргументы:

• штатное расписание и график отпусков не относятся к локальным нормативным актам, поскольку не устанавливают правил поведения, что является одним из главных признаков таких актов;

• цель графика — установить очередность предоставления отпусков (ч. 1 ст. 123 ТК)

• штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и численности организации (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).

Список документов

Чтобы трудоустроиться, соискатель должен предъявить своему будущему работодателю следующий перечень документов. Вне зависимости от того, впервые ли данный кандидат на должность трудоустраивается, или он уже имеет трудовой стаж, он должен представить в отдел кадров свой паспорт или другой документ, который подтверждает его гражданство России.

Если на работу устраивается иностранный гражданин, то это может быть паспорт другого государства, вид на жительство, документ, подтверждающий право временного нахождения на территории страны.

Гражданам некоторых государств необходимо иметь разрешение на работу или действующий патент. Эти документы также нужно представить.

Трудовая книжка, в которой стоит запись о последнем месте работы.
При первичном трудоустройстве, этот документ заводит на нового работника работодатель. Он должен правильно заполнить титульный лист, чтобы книжка имела юридическую силу. Если происходит трудоустройство на микропредприятие, где численность работников менее 15 человек, то трудовую книжку можно не предъявлять.
Если же соискатель ранее работал, но его трудовая книжка сейчас утеряна, то она восстанавливается. Так как весь стаж сейчас «хранится» в ПФР, то можно принести справку из территориального отделения. Если трудовая утеряна из-за форс-мажорных обстоятельств, а стаж необходимо восстановить, то создается специальная комиссия. Решением комиссии составляется акт с указанием стажа и должности работника. После этого выдается новая трудовая книжка. Записи, сделанные в других организациях, можно подтвердить справками или документами, выданными в этих организациях.
Факт работы, в случае отсутствия документов, можно заменить показаниями двух свидетелей. Обязательность полной записи сведений о должности и стаже касается лишь последней работы. Книжка дает возможность доказать опыт работы. Ведь в некоторых организациях устроиться на работу можно, имея определенный стаж работы, например, год, в зависимости от требования к кандидату.

СНИЛС – это индивидуальный номер личного счёта в сфере пенсионного обеспечения.
Каждый работник должен быть отмечен в системе государственного пенсионного страхования. Свидетельство оформляется работодателем при поступлении на первую работу. Человек может его оформить сам, но до момента трудоустройства. Как только подписываются документы, и человек начинает работу, обязанность решать вопросы со свидетельством ложится на работодателя. Сейчас государство обязало иметь СНИЛС с рождения, поэтому родители новорожденного оформляют этот документ вместе с другими документами. Поэтому молодые граждане, устраиваясь на работу впервые, уже предъявляют работодателю этот индивидуальный номер.

Также при трудоустройстве необходимо получить ИНН. Как правило, молодые люди, которые впервые устраиваются на работу, уже имеют на руках такое свидетельство. Если же его нет, то поможет его оформить работодатель.

Документы, подтверждающие образование соискателя и его профессиональный уровень.
К таковым можно отнести дипломы, сертификаты, свидетельства, аттестаты о прохождении курсов повышения квалификации и прочие документы, которые повышают конкурентоспособность соискателя на рынке труда.

Организации и предприятия могут требовать получения образования в конкретном учреждении. Если будущий работник продолжает учиться, может потребоваться справка из учебного заведения, подтверждающая факт обучения. Какие документы при приеме на работу нужно принести, всегда желательно уточнять непосредственно у работодателя.

Судимость или наличие уголовного дела, даже прекращенного без осуждения человека, может быть препятствием принятия на работу.
Примером могут служить структуры МВД, ВС, и связанные с ними организации. Получить справку с такой информацией можно в информационном центре либо заказать её через Интернет на сайте МВД. Военный билет или иной документ воинского учёта. Его предъявляют только молодые люди, которые, по возрасту, подлежат призыву в армию.

Какие дополнительные документы лучше подготовить

Бесплатная консультация юриста по телефону

По Москве и Московской области
7 (499) 113-16-34

Санкт-Петербург и область
7 (812) 243-19-31

Федеральный номер
7 (800) 511-91-49

Иногда работодатель может потребовать от сотрудника ряд второстепенных документов.

Лучше быть заранее готовым к таким заявлениям.

1. Заявление о приеме на работу (внимательно заполняйте его, читайте полностью).
2. Фотография. Конечно, это будет паспортное фото, лучше запастись парочкой лишних экземпляров.
3. Справка о доходах по форме 2-НДФЛ. Такая справка выдаётся только самим работодателем работнику, она содержит сведения о доходе, налогах, информацию о начальнике и работнике.
4. Характеристика с предыдущего места работы. Подобное заявление пишет предыдущий начальник и ставит под ним свою подпись и печать, указывает адрес компании.
5. Документы о семейном положении: свидетельство о браке, свидетельство о рождении ребёнка, справка об отсутствии акта гражданского состояния (о безбрачии). Получить её можно у любого юриста.
6. От иногородних работников может требоваться регистрация по месту временного пребывания.
7. Оригинал или копия водительского удостоверения.
8. Документация, которая подтверждает наличие у человека права на получение определенных компенсаций и гарантий.