Как писать заявление на отпуск 2018 год форма, скачать бланк, образец

Учет времени нахождения в отпуске

Отсутствие работника во время пребывания в отпуске отражается в табеле учета рабочего времени. Основанием для внесения данных в табель является приказ руководителя. Кадровый работник отмечает день отсутствия в связи с предоставлением дня основного отпуска стандартным кодом 09 или ОТ при использовании буквенного символа. Для 1 дня, полученного в счет дополнительного отпуска, применяется кодировка 10 или ОД.

По договоренности с руководителем при отсутствии лица в табеле ставится 8 (при 40-часовой неделе). При нахождении в отпуске 1 день работник трудится в обычном режиме, что также не отражается в табеле. Вариант отсутствия работника без оформления или выход при нахождении в отпуске может иметь негативные последствия для работодателя. В случае происшествия на рабочем месте работодатель будет оштрафован.

Подача заявления на рассмотрение

Решение о предоставлении дней отдыха сотрудника в конкретное время принимает работодатель. Руководитель утверждает график отпусков и дает согласие на перенос даты при необходимости получить 1 день отдельно от основного периода. При подаче заявления работник может использовать следующие варианты:

  • Представляет документ в отдел кадров. О получении заявления на дальнейшее рассмотрение кадровый работник делает запись в журнале учета. По желанию лица на экземпляре заявителя производится отметка о приеме.
  • Подает документ непосредственно руководителю предприятия. Вариант позволяет в устной форме пояснить причины и согласовать вопрос о получении однодневного отпуска. После визирования заявления документ направляют в отдел кадров для регистрации и издания приказа.
  • Пересылает документ по почте. Способ возможен при отсутствии на рабочем месте в связи с командировкой, отпуском или болезнью. Почтовое отправление должно иметь опись и оплаченное уведомление о вручении. При пересылке учитывается время на доставку, в стандартном варианте составляющее 6 дней. Дата получения документа должна быть не позднее 3 дней до наступления отпуска.

В случае отказа в переносе и предоставлении 1 дня отпуска работник оповещается в письменной форме. Уведомление должно содержать причину отказа. Документ является основанием для опротестования решения внутренними или внешними комиссиями. Крайней и наиболее результативной мерой оспаривания неправомерных действий руководителя является оспаривание в суде.

Расчет работника при получении однодневного отпуска

Вне зависимости от краткосрочности периода отдыха работник должен получить оплату 1 дня своевременно. Ряд предприятий включает сумму в состав очередных выплат по заработной плате, что является неверной позицией, оцениваемой как нарушение трудового законодательства.

Выплата должна быть произведена по отдельной ведомости (либо одновременно с другими выплатами при наложении дат), за 3 дня до наступления отпуска. Несвоевременная выплата отпускных дает право сотруднику перенести предоставленный день на другой период. При совпадении дня выплаты с нерабочим днем выдача денежных средств производится заранее.

Пример расчета с работником

Сотрудник М. предприятия ООО «Новинка» обратился к работодателю с просьбой о переносе 1 дня отпуска на 15 июля 2017 года. Просьба была удовлетворена. Сумма дохода лица в течение предшествующего событию года составила 285 700 рублей, отработан полностью. При расчете отпускных бухгалтер ООО «Новинка» осуществляет операции:

  1. Вычисляет сумму среднего заработка в день: Ср = 285 700 / 12 / 29,3 = 812,57 рублей.
  2. Определяет размер отпускных выплат: Со = 812,57 х 1 = 812,57 рублей.

Форма оплаты значения не имеет. Работник может получать отпускные суммы наличными денежными средствами либо путем перечисления на зарплатную карту.

Образцы

Для получения законного отдыха работник оформляет заявление по следующему примеру:

Итак, разберем процесс заполнения по пунктам.

  1. В правом верхнем углу вписываем полное ФИО и должность начальника компании, также указываем свои данные и должность. Не лишним будет указать структурное подразделение.
  2. По центру указываем название заявления.
  3. После заголовка описываем свою просьбу, указываем желаемое количество отпускных дней, сроки и причины.
  4. Остается поставить свою подпись, указать дату написания.

Если требуется внеплановый отгул, документ заполняется по следующему образцу:

Самое важное, чтобы в документе содержались все причины и основания для внепланового отпуска, а также срок его длительности

Особенности отпусков других типов, предоставляемых работникам

Работник имеет право, кроме оплачиваемого однодневного отпуска, получить дни без сохранения оплаты труда. При оформлении периода без содержания возникает ряд особенностей:

  • Период за свой счет устанавливается по договоренности директора и сотрудника.
  • Предельные сроки для льготных категорий лиц установлены ТК РФ.
  • Отпуск по семейным причинам не является обязательной социальной гарантией и предоставляется при согласии руководителя. Длительность отпуска, предоставляемого по семейным причинам, определяется по договоренности между руководителем и работником.
  • Работодатель не может отказать лицу в предоставлении отпуска, принадлежащему к одной из категорий, перечисленных в ст. 128 ТК РФ.

В отношении каждой группы льготных категорий лиц установлен отдельный период отпуска. Для получения неоплаченных дней требуется предоставить заявление руководителю. Как и оплачиваемые, так и неоплачиваемые виды отпусков предоставляются на основании приказа.

Категории лиц Длительность предоставляемого периода
Лица пенсионного возраста 14 дней
Сотрудники, оформившие инвалидность 60 дней
Все работники при наступлении особых событий (рождение ребенка, вступление в брак и прочие) 5 дней
Родственники служащих силовых структур, погибших при несении службы 14 дней
Участники ВОВ 35 дней

Предприятие может установить собственные основания для предоставления отпуска за свой счет и продолжительность периода. Условия закрепляют в колдоговоре или ином документе, определяющем внутренний распорядок и социальные гарантии. Неоплачиваемый период отсутствия на работе не включается в стаж, исчисляемый для получения очередного оплачиваемого отпуска.

Дополнительные меры

Регистрация и хранение документа

Любое предприятие обязательно должно иметь специальный журнал. В нем хранятся данные о том, какие уведомления и кому были выданы.

Существуют такие виды сообщений:

  • о начале реорганизации;
  • об оформлении объяснительных;
  • о переводах сотрудников в другие отделы;
  • о том, что были изменены условия работы;
  • о предоставлении отпуска.

Изначально следует заполнить титульную сторону документа.

На главной странице должны присутствовать такие данные:

Название учреждения При этом указывается официальное полное имя и в скобках возможные сокращения.
Наименование данного документа Ему также следует присвоить имя.
Даты На “титулке” указывают как время начала ведения журнала, так и дату окончания его заполнения. Это поможет найти информацию за определенный период времени.

Далее проводится внесение сведений о сотрудниках компании, на которых лежит ответственность за заполнение журнала и учет уведомлений.

Чаще всего организации используют образец со следующими шаблонными позициями:

  • наименование бумаги;
  • дата составления;
  • номер, присвоенный после регистрации;
  • выдержка текста уведомления;
  • должность и ФИО сотрудника, которому присвоено уведомление;
  • дата ознакомления с бумагой;
  • данные о реакции сотрудника на данный документ.

Журнальные листы необходимо отпечатать и проставить на них нумерацию. Обязательной является прошивка всех листов. Руководство учреждения должно подписать документ и поставить на нем печать.

Для этого нужно отвести специальное место под архив, где будут лежать похожие бумаги. В случае завершения предпринимательской деятельности следует сдать архивные документы в территориальный архив. Порядок проведения данной процедуры нужно будет узнать там же.

Отличия в зависимости от должностей

В 2019 году предусмотрено, что для большинства сотрудников уведомления составляются в обычном порядке. Но есть категории должностей, которые влияют на оформление данной бумаги.

Если трудящийся не заработал отпуск в полном объеме, то дни, которых не хватает, добавляют за счет самого сотрудника — т.е. оставляют не оплаченными. То, за сколько дней оплатят отпуск зависит от отработанных часов. Поскольку совместитель сам заинтересован в совпадении сроков отпуска с основным местом труда, составлять отдельное уведомление для него не нужно.

Но существуют ситуации, когда совместитель не предоставил нужной информации о дате начала и конца своего отпуска по основному месту работы. Тогда бухгалтер рассчитывает отпускные дни по графику в общем порядке. При этом составление уведомления — обязательно. И вручить его следует, как и другим сотрудникам, за две недели до начала отпуска. Это обезопасит компанию от возможных проблем с юридической точки зрения.

Что же касается генерального директора, то трудовое законодательство не предполагает разграничения уровней сотрудников по должностям. Поэтому оформление уведомлений о предстоящем отпуске будет для всех трудящихся организации одинаковым.

Директор также должен быть уведомлен об отпуске за две недели до начальной даты и поставить роспись в соответствующем документе. При этом допускается одновременно оформить приказ на отпуск и уведомление. Так что проставка подписей также будет происходить в один момент.

Образец заполнения уведомления о начале отпуска

Как написать заявление правильно

Срок написания письменного заявления строго в законе не указан. Вместе с тем, работодатель имеет полное право указать в нормативных актах локального характера точное количество суток до предполагаемого отпуска, за которое заявление должно быть подано.

Так как отпускные начисляются не позже, чем за три дня до начала отпускного периода, заявление лучше всего подавать за пять-шесть дней. Учитывая масштабы компании и сроки согласования необходимо как можно раньше написать заявление, чтобы вовремя получить свои средства и отлично отдохнуть.

Право на первый оплачиваемый отдых обеспечивается работнику спустя шесть месяцев работы в компании. С учетом того, что за это время он не покидал своей должности. Правда, существует возможность получить дни отдыха «авансом», договорившись об этом с работодателем.

Заявление не нужно, если работник, руководствуясь графиком, выбирает точную дату начала отпуска. Но это только в том случае, если дата начала уже зафиксирована документально. Из этого следует, что при внеплановом отпуске документальное подтверждение от гражданина обязательно.

Требований по заполнению заявления в законодательстве Российской Федерации нет. Бланк заявления также не утвержден законом, поэтому работник может оформлять его самостоятельно, по своему усмотрению. Самое главное – чтобы в документе была зафиксирована дата начала отдыха, точное количество его дней

При внеочередном отгуле – также важно указать весомую причину к этому

Если сотрудник оформляет отдых за свой счет (неоплачиваемый), например, в связи с рождением ребенка или выходом замуж, он длится не более пяти дней. Заявление в этом случае также обязательно для составления. В нем обязательно указывают причину, длительность отгула. После подтверждения администрацией предприятия сотрудник может покинуть место работы, период такого отпуска оплачен не будет. Иногда этот вариант становится единственным решением проблемы.

Как подсчитать количество отпускных дней

Чтобы рассчитать отпускной период, обратимся к действующему законодательству. Свод законов о трудовой деятельности сообщает, что любое официально трудоустроенное лицо в РФ имеет полное право на оплачиваемый отпуск. В общей сумме отпуск должен длиться не более двадцати восьми календарных дней. При желании работодателя количество отпускных дней может увеличиваться.

Все изменения вносятся во внутреннюю документацию компании. Каждый работник должен быть ознакомлен со всеми внутренними документами, касающимися организации работы и отдыха. Обычно информация прописывается в самом контракте.

Итак, узнав период расчета отпускных, необходимо подсчитать окончательное количество дней отдыха. Если сотрудник достаточно долго не уходил в отпуск (более двух лет), то число дней может быть продлено.

Если начальство не отправляет служащего на законный отдых в течении длительного периода, к администрации могут быть применены меры наказания.

По законодательству отпуск составляет 28 дней, но в некоторых ситуациях, например, при увольнении или если сотрудник уже использовал часть отпуска ранее, общее количество дней может изменяться. Итак, существует формула подсчета количества неизрасходованных дней отпуска:

Рассмотрим пример.

И.И. Иванова приняли на работу в ООО «Солнышко» 2 февраля 2016 года, уволился он 17 ноября 2016 года. При этом он был в отпуске за свой счет 14 дней в мае с 6 по 20 мая. Согласно контракту, ежегодный отпуск составляет 28 дней.

Итак, с 2 февраля по 1 мая – включительно – 3 полных отработанных месяца. Также полностью отработан период с 20 мая по 20 октября – 5 месяцев плюс 17 дней ноября. В расчет берется целый месяц ноябрь, так как работник отработал большую часть месяца.

Обратите внимание, что в расчет количества дней ежегодного отпуска берется также дни отпуска без сохранения зарплаты, но не более двух недель. Итак, 3 месяца +5 месяцев +1 месяц ( ноябрь)

Выходит, сотрудник отработал полных 9 месяцев. 14 дней не идут в учет, так как это меньше половины месяца, и мы их не округляем до целого значения

Итак, 3 месяца +5 месяцев +1 месяц ( ноябрь). Выходит, сотрудник отработал полных 9 месяцев. 14 дней не идут в учет, так как это меньше половины месяца, и мы их не округляем до целого значения.

Таким образом, у работника есть 21 день отпуска.

Согласно ТК РФ установлен и минимум дней отпуска, которые сотрудник должен отгулять минимальное количество дней отдыха составит 14 дней.

В данном видео вы найдете полезную информацию о правах работника, касательно ежегодного отпуска.

Правовое регулирование ежегодного отпуска, документальное оформление

Прежде чем приступить к рассмотрению вопроса о составлении уведомления об отпуске, важно обратиться к законодательству страны и понять, какими документами регламентируется уход на ежегодный отдых. Рассматриваемый процесс закреплён статьями 114,115,122 и 123 ТК РФ

Именно они обязывают работодателя предоставлять для своих сотрудников ежегодные отпуска продолжительностью не менее 28 календарных дней

Рассматриваемый процесс закреплён статьями 114,115,122 и 123 ТК РФ. Именно они обязывают работодателя предоставлять для своих сотрудников ежегодные отпуска продолжительностью не менее 28 календарных дней.

На предприятии должен быть разработан график отпусков, из которого будет видно, в какое время работнику нужно отдыхать. Такой документ составляется кадровым подразделением и должен быть утверждён за две недели до наступления нового года.

График отпусков на 2020 год должен быть составлен не позднее 18.12.2019 г. Документ нужно не только утвердить у руководства предприятия, но и ознакомить с ним под подпись каждого сотрудника.

На основании графика можно не только понять, какому работнику и когда нужно идти отдыхать, но и своевременно подбирать ему замены и распределять работу между другими.

Кроме графика отпусков, документальным основанием для ухода в ежегодный отпуск является:

  • Письменное заявление.
  • Приказ.

Также стороны трудовых отношений зачастую упускают такой документ как уведомление о начале отпуска. На первый взгляд может показаться, что он необязателен, так как существует график, но это не так.

Согласно ст.123 ТК РФ, каждый сотрудник должен получить такое уведомление не позднее, чем за две недели до начала отпускного периода. В нём он должен поставить свою подпись, тем самым подтвердив своё ознакомление с датами начала и окончания отпуска.

Если по каким-то причинам отдых был перенесён на более поздний срок, то повторно уведомлять сотрудника не нужно, если при этом им было написано соответствующее заявление. В этом случае ему достаточно подписать приказ.

Важно понимать, что отсутствие уведомления может привести к негативным последствиям, в частности, применению штрафных санкций для предприятия. Если при проверке будет обнаружено, что работодатель не уведомил подчинённого о предстоящем отпуске, то штраф может колебаться от 1000 до 50000 рублей в зависимости от формы собственности провинившейся организации

Таким образом, даже если работник идёт отдыхать по графику отпусков, уведомление о начале отпуска остаётся неотъемлемой частью рассматриваемой процедуры.

Детали оформления уведомления о начале отпуска

Кадровый отдел занимается разработкой структуры и шаблона, в который должны включаться такие обязательные позиции:

Название компании Физическое лицо указывает здесь свои фамилию и инициалы. Для юридических лиц необходимо написать полное название. Если учредительные документы предполагают какие-либо сокращенные варианты — их тоже вписывают. Размещается надпись в левом углу бланка вверху.
Данные работника Эта информация должна занимать верхний угол вверху. Сначала пишут должность, а потом ФИО сотрудника — в родительном падеже.
Текст Это поле содержит информацию о начале и окончании отпуска и о его виде.
Подпись Обе стороны ставят отметки об ознакомлении с бумагой.
Направление документа в дело В низу бумаги — в левом углу об этом ставят отметку.

В качестве текста, который используют в документе как свидетельство ознакомления — “Уведомление получил” и далее указывают свою должность и ФИО.

Уведомление о начале отпуска работника

Посвятите последний день работы передаче дел и информации», — комментирует Наталья. Чем более подробные и четкие инструкции вы оставите, тем ниже вероятность того, что по возвращении вы обнаружите аврал на работе.

Если вам ранее не доводилось оставлять дела на попечение коллег, посвятите обучению как можно больше времени.

Чем менее осведомлены о ваших обязанностях коллеги, тем раньше начните вовлекать их в работу. После выхода из опуска не забудьте поблагодарить их за помощь.

3. Разделите дела на «до» и «после»

Коллеги не сделают все за вас с той же степенью ответственности. Поэтому самые важные дела выполните самостоятельно. Всего до отпуска не успеешь, поэтому часть ответственной работы придется отложить на послеотпускной период.

Сергей Пархоменко отмечает и важность планирования послеотпускного рабочего периода. «Еще до отпуска спланируйте первую неделю после него так, чтобы один-два дня провести в офисе с резервом времени на „разгребание“ накопившихся дел

Так вы снизите ощущение неизбежности аврала и спокойнее уйдете отдыхать».

Если вы наделены особыми полномочиями (право подписи, представительство в суде, обязанность приема на работу и увольнения), не забудьте подписать нужные бумаги, чтобы временно наделить необходимыми правами заместителей.

4. Оставьте контакты для связи

Решите, сможете ли вы отвечать на звонки, письма или сообщения во время отпуска. Будет ли это связь на постоянной ежедневной основе или только в экстренных случаях? Обговорите этот момент с заместителем.

Если не выходить на контакт нельзя, продуктивнее выделять для связи определенные часы. «Тем, кому даже во время отпуска приходится следить за почтой, я рекомендую установить конкретное время для работы со служебной корреспонденцией. К примеру, на письма вы отвечаете один раз в день с 15.00 до 16.00. Нельзя постоянно отслеживать входящие сообщения, стараясь оперативно отвечать на каждое из них», — отмечает Светлана Белодед. Так вы не будете постоянно отвлекаться на рабочие моменты и сможете расслабиться в течение дня.

В случае, когда вы не собираетесь ежедневно выделять время на общение с коллегами и клиентами, оставьте личный номер для экстренной связи доверенному лицу. «Договоритесь, кто из коллег будет знать ваш секретный номер телефона для смс. Но это должен быть человек, который напишет только в крайнем случае и звонить не станет», — предупреждает Максим Сундалов. В противном случае вы рискуете испортить отпуск.

Хотя бы один из каналов связи обязательно нужно оставить. Если произойдет что-то экстренное, и вы не успеете отреагировать, последствия могут быть печальными.

5. Распланируйте отдых

Готовиться к отпуску впопыхах в последние часы перед вылетом — не лучшая идея. Без своевременного планирования вас будут отвлекать мысли об отпуске: как все успеть, куда поехать, что купить. Так не получится ни поработать, ни отдохнуть.

Светлана Белодед отмечает, что важно перед отпуском успокоиться и расслабиться: всех дел не переделаешь. «Ответственным сотрудникам кажется, что они должны в последние дни решить все задачи, которые поставлены перед ними или могут возникнуть в ближайшие недели

Но действительно ли настолько важны дела, которые хочется успеть закончить перед отпуском?» Незаменимых людей нет, так что отдыхайте без зазрения совести.

Чтобы постепенно отойти от рабочих мыслей и переключиться на «отпускные», психолог Алина Королева предлагает ввести некие ритуалы. «Вы можете организовать для себя „ужин перед отпуском“, „первый завтрак в отпуске“ и т. д. Любые ритуалы, которые мы организуем для себя, помогают переключаться с одной деятельности на другую». При возникновении мыслей о работе, скажите им «стоп», дайте себе установку на отдых. Концентрируйтесь на новом окружении: запахи, цвета, ощущения — все это помогает отвлечься.

Воспринимайте отпуск не как безделье, а как вашу прямую рабочую обязанность. Чтобы эффективно работать весь год, необходимо хорошо отдохнуть. Вернувшись с новыми силами, вы с большим рвением приступите к делам. Не упускайте шанс расслабиться, ведь отпуск бывает не так часто.

Отпуск-2017: куда собираются россиянеБизнес в кризис: отпуск, который вас удивит

Порядок составления заявления

При заполнении документа учитываются правила делового письма. Данные заявления должны быть изложены кратко, без дополнительных эмоций. Применяется стандартная конструкция документа – «шапки», названия, основной, заключительной частей.

Данные Описание
Информация о предприятии и руководителе Указывается должность руководящего работника, наименование компании, фамилия и инициалы лица
Сведения о заявителе Вносятся сведения о должности, фамилии, имени, отчестве лица полностью (для исключения совпадений при наличии однофамильцев)
Название документа По центру документа пишется «заявление»
Суть вопроса Содержится информация о необходимости получения отпуска, количества дней, даты, краткой причины
Подписание документа В заключительной части работник собственноручно проставляет подпись и дату составления документа

Заявление должно быть одобрено руководителем, передано в кадровый орган для издания приказа. Работник должен подписать приказ и получить оплату однодневного отпуска не позднее 3 дней до его наступления.

Главные нюансы

Характеристика и сфера применения

Трудовой кодекс гарантирует каждому официально устроенному на работу гражданину наличие отпуска, в ходе которого за ним будет сохранено его рабочее место.

Существует несколько типов подобного “отдыха от работы”:

  • ежегодный — оплачивается компанией;
  • дополнительный;
  • связанный с обучением, повышением квалификации;
  • за собственный счет;
  • декретный — в случае беременности;
  • для ухода за ребенком.

Согласно статье 123 Трудового кодекса Российской Федерации, руководство обязано составлять уведомления об отпуске и оповещать своих сотрудников о его начале. При этом делается это в соответствии с составленным графиком отпусков.

Особенно важно создать сбалансированный график для предприятий, которые работают в непрерывном конвейере. Поскольку процесс такого предприятия сложно остановить, уведомления — необходимая часть работы компании

Общие требования

Главным требованием к уведомлению является его своевременность. Оповестить о дате отпуска трудящегося необходимо за две недели до начала отдыха. На крупных предприятиях графики с датами отпусков составляются в конце года на следующие 365 дней для всех работников.

Нарушение сроков оповещения приводит к изменению графика и переносу даты отпуска на удобный для работника период.

Оформляется уведомление в письменной форме и на бумаге. После того, как сотрудник получил документ и ознакомился с ним, он обязан поставить на нем подпись. Это подтверждает факт его ознакомления со сроками своего отпуска и согласия с ними.

Четкий требований к содержанию и структуре уведомления не предусмотрено. Таким образом Трудовой кодекс РФ разрешает составлять бумагу. Используется произвольная форма заполнения.

Существует два способа оформления документа. В первом случае бумагу издает бухгалтерия в двух копиях. Одно уведомление остается у работника, а второе возвращается с подписью в бухгалтерию.

Второй вариант — разработать график отпусков с таблицей для отметок. Тогда, при ознакомлении с бумагой каждый ставит подпись напротив своей фамилии. Возможно и создание обычного текстового документа, под которым подписываются все сотрудники. Бланк подобных документов можно найти в открытом доступе.

Бланк уведомления о начале отпуска

Графики и необходимость

Составление уведомления об отпуске для работника обязательно поможет в налаживании рабочего процесса. Поскольку правильность всех бумаг и последовательная очередность отпусков позволит гарантировать порядок начислений заработной платы и убережет от нарушений Трудового кодекса.

Уведомление должно содержать такие позиции:

  • название компании;
  • наименование документа и его номер;
  • дата составления бумаги;
  • ФИО сотрудника;
  • указание должности, которую занимает работник;
  • срок начала и конца отпуска;
  • общее количество календарных дней в отпуске.

На данной бумаге должны присутствовать подписи самого работника и руководителя. В случае отказа сотрудника ставит на документе свою подпись, следует составить акт. Он станет свидетельством в судебных разбирательствах.

Согласно КоАП РФ, статьи 5.27, оформление бумаги необходимо в случае планового ежегодного отпуска. В практической деятельности встречаются ситуации, когда работник пишет заявление на предоставление отдыха в другой период времени. Если руководство компании не имеет претензий и переносит дату, то составлять уведомление не нужно, поскольку это бессмысленно. Подпись на заявлении с просьбой переноса даты отпуска — уже доказательство осведомленности.

Каждое предприятие должно организовать свой процесс предоставления отпусков, учитывая нюансы работы. Такой подход позволит не нарушать ритм работы и составить приемлемый для всех сотрудников график.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector