Должностная инструкция

Содержание:

IV. ПРАВА

Секретарь-референт имеет право:

4.1.  разрабатывать технологические процессы работы с документами на основе использования организационной и вычислительной техники;

4.2.  запрашивать от структурных подразделений Общества необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства;

4.3.  рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам Общества;

4.4.  вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники;

4.5.  требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности кадровой документации;

4.6.  работать с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования»;

4.7.  осуществлять «фильтрацию» телефонных звонков;

4.8.  предварительно просматривать документы и определять, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя Генерального директора;

4.9.  организовывать прием и определять приоритет посетителей;

4.10.  требовать выполнения установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Общества;

4.11.  давать рекомендации по сокращению промежуточной документации и оптимизации работы с документами в Обществе;

4.12.  разрабатывать унифицированные системы документации, табели документов, перечни документов;

4.13.  принимать решения и визировать документы в рамках своей компетенции;

4.14.  вносить предложения, направленные на совершенствование работы с кадрами;

4.15.  требовать объяснений в письменной форме у работников, нарушивших трудовую дисциплину;

4.16.  требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов по личному составу;

4.17.  работать с документами, имеющими гриф «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна».

Должностная инструкция делопроизводителя образец 2018

Young businesswoman working at desk

Кадровик -это категория специалистов, которая включает в себя техническую сторону исполнительной должности. Что касаемо данной вакансии, то освобождаться от основных обязанностей и назначать дополнительные обязанности вправе только директор предприятия.

В случае отсутствия на предприятии такой должности, как генеральный директор, категория специалистов подчиняется заведующему канцелярией или руководителю отдела.

Руководство к действию содержит не только обязанности, но и общие положения согласно Трудовому Кодексу РФ:

  1. Проведение основных и дополнительных развлекательных мероприятий в дошкольном учреждении, согласно утвержденному плану ФГОС, в соответствии с ДОУ.
  2. Ведение основной технической документации, которая подлежит непосредственной проверке руководителя дошкольного образовательного учреждения, детского сада, ДОУ.
  3. Соблюдение внутреннего распорядка между сотрудниками образовательной организации по ФГОС.
  4. Ведение кадрового учета ФГОС в соответствии с ДОУ.
  5. Контроль за прохождением осмотра в медицинских учреждениях сотрудников, а также предоставление книжки в установленный срок.
  6. Ведение документации, в рамках установленной компетенции.

Должностная инструкция делопроизводителя в образовательном учреждении

Руководство к действию делопроизводителя в школе или в любом образовательном учреждении, по ФГОС, содержит основные обязательства должности по документу, который доступен для скачивания здесь :

Обязанности:

  1. Разработка и проведение основных мероприятий, среди сотрудников образовательного учреждения.
  2. Обеспечение канцелярией руководителя предприятия или детского сада.
  3. Осуществляет прием прессы, которую заказывает руководитель.
  4. Осуществляет прием заявлений от родителей и сотрудников образовательного учреждения.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

На секретаре кадровике лежит основная функция контроля за документацией, необходимой руководителю общеобразовательного учреждения:

  1. Проведение и осуществления внутреннего распорядка в организации.
  2. Устранение конфликтов между сотрудниками компании.
  3. Осуществляет проведение мероприятий в компании.
  4. Прием посетителей согласно утвержденному руководителем графику.
  5. Контроль за работой кадровиков в компании в соответствии с ДОУ.

Должностная инструкция делопроизводителя кадровика

Права и обязанности:

  1. Контроль за приходящей и уходящей документацией, согласно графику, утвержденному руководителем по ФГОС детского сада.
  2. Осуществление систематизации документации и хранение ее, согласно установленным правилам, в соответствии с ДОУ.
  3. Контроль за поступлением канцелярии и прессы, необходимой директору, в соответствии с ДОУ.

Должностная инструкция делопроизводителя бюджетного учреждения

Должностная инструкция делопроизводителя на предприятии, содержит всю необходимую информацию, согласно установленному порядку. В бюджетной организации, обязанности секретаря несколько разнятся.

Среди них:

  1. Обеспечение нормативной базы на предприятии.
  2. Принимает и подготавливает документацию на подпись директора предприятия.
  3. Организация телефонных переговоров для дирекции компании.
  4. Ведение картотеки документов.
  5. Выполнение личных поручений директора.

Должностная инструкция делопроизводителя администрации района

Категория специалистов, которая администрирует район, по ФГОС, обязуется:

  1. Организовывать командировочный отпуск для работодателя, в соответствии с ДОУ.
  2. Организация приема посетителей детского сада, согласно утвержденному графику, самим работодателем по ФГОС.
  3. Подготавливает и организует мероприятия в компании.
  4. Контролирует содержание рабочего места работодателя в порядке и чистоте.

Должностная инструкция руководителя делопроизводителя

Основные пункты данного документа могут быть расширены и дополнены, согласно пожеланиям самого руководителя компании, по ФГОС, в соответствии с ДОУ.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

  • +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
  • +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
  • +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.

Для чего нужна должностная инструкция

Данный документ одинаково важен как для самого секретаря, так и для руководства компании. С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр. С другой стороны этот же документ позволяет работодателю координировать работу подчиненных и эффективно управлять производственным процессом.

Довольно часто должностные инструкции при возникновении конфликтов, споров и разногласий становятся юридически значимыми документами и обретают доказательную силу. Именно поэтому не стоит относиться к составлению должностных инструкций небрежно, нужно тщательно и взвешенно прописывать каждый пункт.

III. ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт:

3.1.  выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы Генерального директора Общества или его подразделений;

3.2.  принимает и регистрирует поступившую корреспонденцию в журнале учета входящих документов, в соответствии с резолюцией руководителей Общества или его подразделений передает документы на исполнение;

3.3.  следит за прохождением документов, осуществляет контроль за их исполнением;

3.4.  выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;

3.5.  отправляет исполненную документацию адресатам (в том числе посредством электронной почты);

3.6.  обеспечивает сохранность проходящей служебной документации;

3.7.  получает для Генерального директора информацию от работников подразделений, вызывает их по его поручению;

3.8.  организует телефонные переговоры Генерального директора;

3.9.  принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие Генерального директора принятые сообщения и доводит их до его сведения;

3.10.  осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых Генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрации), ведет и оформляет протоколы;

3.11.  выполняет печатные и копировально-множительные работы;

3.12.  следит за обеспечением Генерального директора канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;

3.13.  принимает документы на подпись Генеральному директору;

3.14.  контролирует качество подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись Генеральному директору;

3.15.  контролирует исполнение документов и поручений Генерального директора Общества, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение;

3.16.  организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Общества;

3.17.  ведет журнал опозданий сотрудников Общества на работу;

3.18.  ежемесячно представляет Генеральному директору отчет об опозданиях сотрудников;

3.19.  ведет график работы водителей;

3.20.  решает вопросы, связанные с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирования и покупки билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку;

3.21.  принимает на хранение от структурных подразделений Общества документы, законченные делопроизводством;

3.22.  участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления дел при их передаче в архив;

3.23.  в соответствии с действующими правилами шифрует дела;

3.24.  систематизирует и размещает дела, ведет их учет;

3.25.  подготавливает сводные описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи дел на государственное хранение, на списание и уничтожение документов, сроки хранения которых истекли;

3.26.  участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов;

3.27.  выдает архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, и ведет их учет;

3.28.  консультирует сотрудников по вопросам подготовки дел для сдачи в архив.

Должностная инструкция делопроизводителя на предприятии

Для правильного поведения сотрудника согласно его должностной инструкции, в ней необходимо подробно прописать все должностные обязанности во избежание в дальнейшем возникающих вопросов и противоречий. Должностная инструкция делопроизводителя включает в себя следующие основные разделы.

Общие положения

В данном пункте согласно утверждённому на предприятии штатному расписанию указывается наименование должности, структурного подразделения, в котором работает делопроизводитель. Тут же прописываются квалификационные требования в случае вакансии этой должности. Обязательно указывается порядок назначения и снятия с должности, должностные лица, заменяющие работника в момент его отсутствия.

Должностные обязанности

Должностные обязанности делопроизводителя в организации требуют чёткого и верного их выполнения

Составляя должностную инструкцию, очень важно определить функциональные обязанности делопроизводителя с учётом специфики данного предприятия. Круг обязанностей зависит в основном от величины организации, автоматизации систем и технического оснащения и прочего

В данном пункте необходимо перечислить чем должен заниматься делопроизводитель — приёмом, обработкой, хранением, учётом, архивацией документации. Функциональные обязанности и задачи делопроизводителя были описаны в предыдущем разделе.

Права

Помимо возложенных на делопроизводителя обязанностей, он имеет комплекс прав, которые дают возможность реализовывать свои задачи:

  • требовать от сотрудников выполнения резолюций руководителя;
  • запрашивать нужную для работы информацию;
  • получать доступ ко всем информационным базам предприятия;
  • знакомиться с проектами решений руководителя, касающихся деятельности делопроизводителя;
  • содействовать руководству и сотрудникам организации любым иным образом.

Ответственность

Если делопроизводитель не выполнил либо выполнил должностные обязанности ненадлежащим образом, на него возлагается ответственность согласно трудовому законодательству. Если причинён материальный ущерб, совершены правовые нарушения в процессе деятельности, то делопроизводитель привлекается к различным видам ответственности: дисциплинарной, материальной, административной, а иногда даже уголовной. Также возлагается ответственность и наказание за разглашение коммерческой тайны предприятия.

Законодательство Российской Федерации не требует точно ограниченного рамками закона составления должностных инструкций делопроизводителя. Наименования разделов и их количество в инструкции может варьироваться. Таким образом, уполномоченные лица имеют право вносить коррективы в текст инструкции на своё усмотрение: дополнять или сокращать некоторые разделы.

Еще полезные публикации:

  1. Должностные обязанности главного инженера
  2. Должностные обязанности главного бухгалтера
  3. Должностные обязанности генерального директора ООО
  4. Должностные обязанности бухгалтера: чем занимается
  5. Должностные обязанности бухгалтера кассира

Какие устанавливаются требования по профессии делопроизводитель-секретарь

Само наименование должности уже говорит о том, какие обязанности и обязательства могут быть возложены на работника. В инструкции должностного плана следует очень внимательно отнестись к описанию этого раздела. Чаще всего к основным требованиям относят:

  • Профессиональные умения, навыки и знания архивного дела и делопроизводства. По сути, практически любой руководитель желает специалиста, который уже имеет определенный багаж знаний. Поэтому определяется необходимость наличия образования, чаще всего высшего. В инструкции можно указать даже наименование специализации;
  • Наличие какого-либо опыта. В определенных ситуациях руководитель может потребовать наличие опыта в сфере делопроизводства. В иных случаях достаточно будет предоставить данные о наличии опыта в сфере деятельности секретаря;
  • Список навыков, умений, и качеств. Сегодня специалист данной сферы деятельности непременно должны иметь опыт работы с персональным компьютером, а также с определенным знанием ряда программ;
  • К обязательным требованиям руководитель может отнести определенные, дополнительные нюансы, знание английского языка, умение использовать оргтехнику, знание электронных систем документооборота и пр.

Многие руководители крайне внимательно подходят к вопросу составления основных требований должностной инструкции. Это позволяет исключить прием на работу сотрудников, не имеющих соответствующих знаний, качеств, навыков и умений. Многие руководители игнорируют требования по поводу наличия специального образования, считая, что каждый ответственный и внимательный человек может справиться с поставленной задачей. В тоже время, работа со значительным количеством документации, непременно потребует от секретаря знаний по срокам хранения документов, правилам и стандартам оформления, данные о разновидности, учете и регистрации. А также специальные познания в области организации архивов, ведения специализированных электронных баз, создание номенклатуры дел.

В определенных случаях в инструкции должностного порядка рекомендуется указывать данные о том, какой техникой, а также программами для компьютера специалисту придется пользоваться. Это поможет найти специалиста имеющего соответствующие навыки. Руководитель по своему желанию может внести требования по умению будущего работника пользоваться, а также обслуживать (заправлять, менять расходники, заказывать, устранять незначительные поломки или же обеспечивать ремонт) определенную технику.

Внимательность в работе с документами – основное требование, которое ставится перед делопроизводителем-секретарем. Многие руководители считают, что секретарь выступает своеобразным «лицом» предприятия. В данном случае могут формироваться дополнительные требования, например, четкое следование дресс-коду (если он существует на предприятии), или следование деловому стилю в одежде. Нередко указывается требование по знанию правил этикета.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Секретарь делопроизводитель выполняет важную функцию на любом предприятии: в школе, в детском саду, в коммерческой организации, в городской администрации, в суде и пр.

Поэтому к его выбору работодатели предъявляют особые требования.

Как регулирует работу такого сотрудника должностная инструкция? Какие обязанности должен он выполнять и какую ответственность несет? Далее рассмотрим эти вопросы.

Образец типовой должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Основная функция секретаря делопроизводителя – быть помощником руководителя. Именно от работы этого сотрудника зависит насколько грамотно будет составлен рабочий график руководителя, директора, зама и пр.

Он четко фиксирует все встречи, готовит документацию для решения деловых вопросов, принимает почту, звонки и пр.

В большинстве компаний это подразумевает совмещение сразу двух должностей: непосредственно секретаря и офис менеджера. Нередко к этому сотруднику выдвигаются требования по знанию иностранных языков.

Для специалиста отдела кадров важно иметь образец типовой инструкции для таких работников, поэтому предлагаем рассмотреть содержание типового документа

Общие положения

В типовом документе, который регламентирует порядок выполнения должностных обязанностей секретарь делопроизводитель относится к разряду «технических работников». Его непосредственный начальник – гендиректор. Основные требования:

  • наличие минимум среднего специального образования;
  • опыт от года;
  • работник должен знать основы компьютерных программ — word, exel и пр.;
  • должен владеть организацией делопроизводства.

В зависимости от своих потребностей организации могут расширить список требований в должностной инструкции для секретаря делопроизводителя.

Например, для такого работника в суде дополнительно выдвигаются требования в умении скоростной печати, в т.ч.

машинописной, также необходимо умение обращаться с любым видом техники, которая может быть использована в зале суда и пр.

Должностные обязанности

Согласно типовой должностной инструкции секретарь делопроизводитель обязан:

  • принимать посетителей и вести учет времени приема;
  • принимать звонки и корреспонденцию;
  • принимать документацию и направлять ее на подпись своему руководителю;
  • составлять различные запросы, вести техническую работу по организации рабочего времени;
  • организовывать командировки своего начальника — покупать билеты, заказывать гостиницы и пр.;
  • выполнять личные распоряжения своего непосредственного руководителя и пр.

Основные положения могут корректироваться в зависимости от потребностей организации: для коммерческих организаций — это необходимость знания иностранных языков, а для секретаря делопроизводителя в сфере медицины — знание терминологии и пр.

Права

В должностной инструкции помимо обязанностей секретаря делопроизводителя имеется информация о том, на что секретарь-делопроизводитель имеет право.

Например, к его правам относится решение не приступать к выполнению своих непосредственных обязанностей, если существует малейшая угроза для его жизни либо здоровья.

Также он волен самостоятельно принимать решения в рамках своей компетенции, и вносить рацпредложения по улучшению условий своей работы — закупка нового офисного оборудованияи другое.

Ответственность

Инструкция по исполнению прямых должностных обязанностей секретаря делопроизводителя содержит предупреждения об ответственности.

К примеру, секретарь-делопроизводитель несет ответственность за: результаты принятых самостоятельно решений, за разглашение коммерческой тайны и пр.

Также предусмотрена ответственность за нарушения техники безопасности, за опоздания, прогулы, превышение полномочий и пр.

Условия работы

Условия работы в должностной инструкции для секретаря делопроизводителя прописываются индивидуально в каждой организации, однако они не должны противоречить основным положениям ТК РФ, и не нарушать прав и свобод работника.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юристаЗадать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

  • +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
  • +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
  • +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.

(10 3,60 из 5)Загрузка…

Обязанности и их определение в инструкции должностного порядка

В процессе разработки инструкции обязательно указываются данные касательно обязательств. Естественно список таких данных определяется индивидуально в зависимости от того какие именно функции будут возложены на специалиста. Руководителю в разработке данной инструкции лучше руководствоваться шаблонными текстами модернизируя их под индивидуальные потребности. Чаще всего при составлении инструкции используется описание следующих обязанностей:

К основным обязанностям специалиста относят выполнение действий по приему, а также обработке корреспонденции. Речь идет о том, что на любом предприятии формируется возможность получения корреспонденции. Ее нужно проверять, причем систематически, оценивать и распределять в зависимости от назначения. Данные функции возлагаются на делопроизводителя;
Специалист обязан осуществлять различные переговоры телефонного характера. В определенных ситуациях на специалиста возлагается обязанность осуществлять прием звонков направленных руководству, производить записи на встрече и пр.;
Делопроизводитель выполняет все необходимые функции, которые касаются составления документации. Причем в данной ситуации определяется необходимость производить процесс составления документов в четко установленные сроки;
На определенных предприятиях и в компаниях специалист данного формата принимает документы от секретарей иных подразделений. Осуществляет процесс анализа данных документов, а также составляет отдельную отчетность, на основании которой руководитель получает точные данные, которые касаются работы предприятия в целом;
К основным обязанностям специалиста относят наличие профессиональных знаний в сфере сбора, анализа, оценки информации а также составление определенной отчетной документации

При этом если речь идет о маленьком предприятии, то также можно указать в основных обязанностях специалиста необходимость проведения контроля по вопросу своевременной сдачи документации в государственные инстанции надзорного порядка;
Также существует необходимость указать в инструкции должностного формата данные о том, каким программным обеспечением должен пользоваться специалист, какие программы должны использоваться для составления отчетности и иной подобной документации;
Очень важно в инструкции указать все данные, которые касаются документов необходимых в работе компании, и которые в обязательном порядке должен составлять делопроизводитель.

Соответственно можно сделать логический вывод, что в процессе составления должностных инструкций важно руководствоваться исключительно теми требованиями, которые формируются на вашем производстве или в вашей компании. По сути, должность является весьма многогранной, что и провоцирует необходимость достаточно четкого описания обязательств, чтобы в дальнейшем полностью исключить, какие бы то ни было сложные и спорные ситуации с сотрудником

Шаблон инструкции

Процесс составления инструкции является достаточно сложным, но есть прекрасная возможность воспользоваться готовыми образцами. Мы предлагаем вам ознакомиться с образцом, который можно дополнить под ваши индивидуальные требования:

Общие понятия

В этом разделе следует указать основные данные, которые касаются вопроса выбора кандидатов:

  1. Указываются данные по образованию;
  2. В случае необходимости указываются данные по стажу, наличию профессионального опыта, дополнительных навыков, умений и пр.;
  3. В обязательном порядке формируется описание нормативной базы, которую должен знать специалист, определяются все нюансы подчинения.

Обязанности

Выше мы описали стандартный список обязательств, который предъявляется специалисту-делопроизводителю. Фактически есть основные нюансы, на которые непременно нужно сделать акцент:

  1. Специалист обязан осуществлять все действия по делопроизводству;
  2. Специалист оказывает различную помощь руководству (формирование записи на прием, принятие телефонных звонков и пр.);
  3. Обеспечение взаимодействия с остальными специалистами и сотрудниками.

Права

В процессе создания инструкции следует помнить о необходимости указания прав, а также полномочий специалистов. Формируя описание прав секретаря-делопроизводителя следует учитывать компетенцию специалиста. В основном к полномочиям относят возможность делопроизводителя осуществлять систематический запрос тех или иных документов, которые необходимы для создания отчетности, анализа и других действий входящих в компетенцию специалиста. Специалист имеет право запрашивать информацию, которая необходима для осуществления выполнения поставленных задач и целей. Определенные документы, сотрудники имеют право подписывать самостоятельно без предварительного согласования с руководством. Данные полномочия обеспечивают перспективу сокращения расхода времени на выполнение тех или иных операций и мероприятий. В тоже время руководитель имеет полное право ограничить такие полномочия. Соответственно работник должен будет предварительно согласовывать свои действия с руководством.

Ответственность

В обязательном порядке пропишите все данные, которые касаются вопросов ответственности. Данный пункт можно расписать весьма детально, но на самом деле нет такой необходимости. Укажите на то, что специалист несет ответственность прямых обязанностей сформированных инструкцией, а также укажите на необходимость исполнения всех норм законодательства, которые касаются профессионального направления деятельности.

Как вы видите, структура документа достаточно проста. Если на вашем предприятии секретарь-делопроизводитель будет выполнять какие-то особые поручения, то все данные по ним в обязательном порядке должны быть внесены в инструкцию должностного формата. По сути, используя стандартный вариант шаблона документа, вы можете быстро составить свой, немного изменяя толкование и понятия.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector